DocsVision «Управление архивом документов»

Назначение

Приложение DocsVision «Управление архивом документов» предназначено для автоматизации процессов формирования, учёта выдачи-возврата и хранения дел, содержащих бумажные экземпляры документов, вышедших из оперативного делопроизводства, и может использоваться для решения следующих задач:

• создание электронного архива организации;
• автоматизация деятельности работников архивной службы организации;
• автоматизация деятельности работников служб документационного обеспечения управления (ДОУ) в части ведения номенклатуры дел, а также формирования и оформления дел для последующей их передачи на архивное хранение.

DocsVision "Управление архивом документов" может использоваться как самостоятельно, так и в интеграции с любым приложением DocsVision (с возможностью включения произвольного документа в дело из учетной карточки дела). В интеграции с DocsVision "Административное делопроизводство" реализована также возможность включения документа в любое дело прямо из регистрационной карточки этого документа.

Основные выполняемые функции

Процесс формирования дел и архивирования документов, поддерживаемый приложением «Управление архивом документов», представлен на следующем рисунке.

Рис. 1. Формирование дел и архивирование документов

• Ведение номенклатуры дел (1) (ведение справочника номенклатуры дел) – процесс, заключающийся в составлении систематизированного перечня заголовков (наименований) дел, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
• Формирование дел и томов (2) – процесс формирования дел с вложенными томами и присвоения им порядковых номеров.
• Списание документов в дела (3) – процесс помещения документа в дело, согласно номенклатуре дел.
• Передача дел во временное пользование (4) – до закрытия дел документы в составе этих дел могут передаваться во временное пользование.
• Архивирование дел (5) производится после их закрытия и составления, согласования и утверждения описи дел на передачу в архив.
• Передача дел в подразделения (6) – процесс передачи и приёма дел, хранящихся в архиве, для работы в подразделениях.
• Передача дел на постоянное хранение (7) – процесс формирования, согласования и утверждения описей дел для передачи в фонды постоянного хранения.
• Уничтожение документа в архиве (8) – процесс формирования, согласования и утверждения описей дел на уничтожение.
  Наряду с этим, приложение «Управление архивом документов» обеспечивает возможность оперативного поиска дел, томов, документов, переданных в архив.

Дополнительные возможности

Все карточки приложения «Управление архивом документов»  реализованы с возможностью оперативной настройки различных пользовательских характеристик карточек с учётом требований конкретной организации, а также конкретного пользователя:

• изменение компонентного состава карточки, включая:
  • создание новых полей различных типов на существующих или на новых вкладках;
  • обработка изменений значений полей, а также событий, связанных с операциями с самой карточкой (открытие, закрытие и т.д.), с помощью скриптов;
  • изменение наименований вкладок и полей;
  • определение набора вкладок и полей на каждой из вкладок карточки путём скрытия неиспользуемых элементов;
• изменение дизайна карточек, включая:
  • изменение размеров и взаимного расположения полей;
  • выбор стиля отрисовки и цветового оформления карточек.