Приложение «Делопроизводство» является частью системы DocsVision — программного продукта, предназначенного для создания автоматизированных решений по управлению документами и бизнес-процессами. Эти функции системы DocsVision обеспечиваются совместной работой трех ее основных частей: платформы DocsVision и приложений «Делопроизводство» и «Управление процессами».
Приложение DocsVision «Делопроизводство» предназначено для автоматизации электронного документооборота, под которым понимается процесс движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив.
Целью внедрения приложения является переход к безбумажным технологиям работы с документами, включенными в документооборот, в том числе с архивными материалами, что обеспечивает:
- повышение эффективности корпоративных методов работы над документами;
- повышение качества контроля над документооборотом, исключение потери отдельных документов и обеспечение контроля исполнения документов на каждом уровне исполнения;
- сокращение времени поиска документов и другой информации;
- сокращение временных затрат на обработку документов и подготовку установленной отчетности за заданные периоды времени.
Приложение позволяет реализовать автоматизацию следующих процессов:
- регистрация документов;
- управление процессами обработки документов;
- исполнение и контроль исполнения документов;
- создание электронного архивов документов;
- управление сопутствующей справочной информацией.
Приложение «Делопроизводство» позволяет организации автоматизировать работу с документами, двумя основными задачами которой является регистрация и последующая обработка документов. При этом приложение обеспечивает совместное хранение учетной информации документа, справочных данных, изображения бумажного документа и его текстовой версии в стандартных карточках документов, а также берет на себя организацию движения документов, например, автоматически пересылая задания исполнителям и напоминая им о сроках исполнения. Кроме того, приложение обеспечивает необходимую конфиденциальность или невозможность изменения определенной информации.
Обработка документов заключается в выполнении одного из сценариев работы с документами:
- разработка проекта документа;
- согласование документа;
- визирование документа;
- назначение резолюций;
- согласование резолюций;
- исполнение резолюций;
- назначение поручений по резолюции;
- контроль исполнения резолюций и поручений;
- массовое ознакомление исполнителей с документом;
- назначение отдельных контрольных вех (создание заданий по обработке документов, объединение их в процессы) и их контроль; создание отчетов по состоянию исполнения документов;
- свободная маршрутизация (рассылка) документа;
- отслеживание местоположения документа;
- сдача документа в архив (впоследствии выемка из архива);
- поиск документа в системе.
Возможные сценарии по учету и обработке электронных документов с помощью приложения «Делопроизводство» представлены на рисунке
| 
