Состав продукта DocsVision 3.5
Список изменений в компонентах DocsVision 3.5
Карточки внутреннего, входящего, исходящего документа
Появилась возможность создания большого количества карточек однотипных документов по шаблону, в котором заранее заполнены некоторые поля, что избавляет пользователя от многократного занесения одной и той же информации.
С разными типами документов можно связать различные доступные сценарии работы, позволяющими автоматизировать и тем самым упростить такие процессы как согласование, утверждение текстов резолюций и их исполнение, а также свободная маршрутизация.
Кроме того, для документов любого типа можно определить дополнительный набор полей и указать список полей, обязательных для заполнения.
Карточка согласования документа
Новый объект системы - "Карточка согласования документа" - предназначена для обеспечения удобства организации циклов согласования.
Карточка обеспечивает маршрутизацию заданий по согласованию, содержит информацию о списках согласующих лиц и сохраняет информацию об изменениях, внесенных в согласуемые документы(сохраняя все версии документа), а также обеспечивает участнику согласования удобный доступ к согласуемым документам в зависимости от его роли в процессе.
Карточка может быть доступна пользователю в одном из следующих режимов:
- Режим редактирования: позволяет создать новую карточку согласования, присоединить согласуемые документы, указать список согласующих лиц и их заместителей, а также определить пользователя консолидирующего изменения и тип согласования (путем внесения изменений в документ или с помощью фиксации протокола разногласий).
- Режим согласования: обеспечивает пользователю, являющемуся согласующим лицом, и его заместителям доступ к согласуемым документам в целях внесения в них изменений или формирования протокола разногласий.
- Режим консолидации: позволяет ответственному за согласование сопоставлять все полученные в результате согласования версии документа, анализируя, консолидируя и систематизируя все внесенные в документ изменения, что значительно упрощает формирование итоговой версии или протокола согласования.
- Режим просмотра истории согласования: обеспечивает доступ к истории согласования после завершения процесса согласования для просмотра версий документа с изменениями, внесенными в него на каждой из стадий согласования.
Задание WorkFlow
Новая версия карточки задания обеспечивает возможность более гибкой настройки процессов и содержит механизмы, облегчающие использование системы. В новую версию включены следующие изменения:
- Одношаговое завершение задания - позволяет при настройке задания связать кнопки изменения статуса с вводом параметров завершения задания, чтобы исключить шаг ввода информации при завершении задания.
- Возможность просмотра журнала обработки заданий процесса - обеспечивает исполнителю задания возможность ознакомиться с результатами согласования документа другими участниками процесса, результатами голосования по данному вопросу и пр.
- Создание дочерних заданий и удобный доступ к иерархии дочерних заданий - обеспечивает удобный интерфейс для работы с деревом заданий, упрощающий работу с подчиненными заданиями и организацию их иерархии. Пользователь может получить информацию о текущем состоянии дочерних заданий, а также принудительно завершить любое из них.
- Назначение зависимых переменных завершения задания - позволяет настроить завершающие параметры в зависимости от варианта завершения задания. Например, при отклонении документа система запросит у исполнителя ввод комментариев, которые не потребуются в случае принятия документа.
- Изменение логики работы контролера - предоставляет контролирующему лицу возможность завершить задание, стоящее у него на контроле, и непосредственно из карточки задания отправить исполнителю e-mail-сообщение (со ссылкой на это задание).
Стандартные процессы
Для упрощения реализации стандартных процессов обработки документов разработаны специальные карточки, которые можно настраивать, не модифицируя шаблон бизнес-процесса. Кроме того, появилась возможность включать процесс в качестве самостоятельной функции в другие шаблоны бизнес-процессов.
Процесс "Резолюция"
Процесс позволяет создавать, согласовывать и утверждать проекты резолюций, направлять их на исполнение, назначать исполнителей (в том числе и ответственных) и контролирующих лиц, а также предоставляет возможность контроля исполнения резолюций, фиксируя в карточке документа все этапы, включая подготовку резолюции. Реализована возможность создания и использования шаблонов резолюций.
Процесс "Согласование"
Процесс реализует возможность последовательного или параллельного согласования документа (документов) необходимым кругом лиц. Для удобства доступа ко всей информации, связанной с процессом согласования, используется специальная карточка - карточка согласования документа, в которой фиксируются предназначенные для согласования документы с указанием режима работы с ними, список согласующих лиц, а также ответственный исполнитель, осуществляющий подготовку итоговых версий документов. Кроме того, имеется механизм просмотра истории согласования, включающей все его циклы, и возможность просмотра изменений, внесенных в документы каждым из согласующих лиц.
Дополнительные средства интеграции с Microsoft Outlook
Включена возможность создания карточки файла или документа непосредственно из Outlook и сохранения в ней письма и почтовых вложений, а также автоматического создания задания по обработке почтового сообщения непосредственно из Microsoft Outlook.
Модуль репликации DocsVision 3.5
- Модуль репликации баз данных DocsVision (репликатор) разработан в виде отдельного приложения, которое поддерживает работу с DocsVision, начиная с версии 3.5. Репликатор позволяет автоматизировать синхронизацию данных между отдельным серверами, на которых установлена идентичная конфигурация DocsVision.
- Репликатор поддерживает схему "звезда", при которой один из серверов является главным, а все остальные сервера подключаются к главному при помощи процесса "подписки". В ходе "подписки" сервера обмениваются инициализационной информацией и вносят в свои настройки необходимые изменения.
- Репликация основывается на стандартных средствах онлайновой репликации SQL Server. Средства администрирования репликации предоставляют пользователю удобный интерфейс для создания и конфигурирования настроек репликации SQL Server.
- Присоединение сервера к схеме репликации требует создания на подключаемом сервере копии головной базы, что достигается при помощи создания снимка базы и развертывания ее на сервере. Снимок может быть доставлен на подключаемый сервер по сети, по протоколу FTP или на off-line носителе.
- Последующая инкрементальная репликация требует наличия между SQL серверами TCP-соединения в момент осуществления репликации. Для удаленных серверов, не находящихся в одной сети, может использоваться прямой dial-up доступ.
- Средство настройки репликации позволяет выбрать справочники, типы карточек и указать иерархию папок, по которым производится выборка карточек для проведения репликации. Область видимости и возможность изменения карточек контролируется при помощи стандартного механизма прав. После репликации данные выбранных карточек и справочников на главном сервере и сервере-подписчике совпадают. Измененные данные между двумя серверами-подписчиками синхронизируются после двух сеансов репликации.
- В случае возникновении конфликта используется стандартный механизм разрешения конфликтов SQL Server, при котором принимаются только более поздние изменения, а остальные игнорируются. Информация о конфликтах сохраняется в системном журнале SQL Server и может просматриваться при помощи стандартных средств или средств репликатора.
- DocsVision 3.5 поддерживает работу и назначение прав в несвязанных доменах, при этом пользователь домена MAIN может назначить права доступа к объектам базы пользователю из домена REMOTE, при условии, что справочник сотрудников содержит учетные записи о сотрудниках удаленного офиса из домена REMOTE.
Программный шлюз DocsVision 3.5-Axapta
Общее описание функций Шлюза
Программный шлюз между системой DocsVision и системой Axapta предназначен для упрощения реализации бизнес-процессов, при которой пользователи используют данные и функции обеих систем.
Возможные сценарии интеграции:
- фиксация появления нового или изменения состояния существующего объекта Axapta в соответствии с определенными критериями и формирование соответствующего события в подсистеме управления процессами DocsVision;
- обмен данными между переменными процесса и объектами Axapta;
- маршрутизация ссылки на объект Axapta в стандартном задании DocsVision.
Шлюз регистрирует две функции WorkFlow DataIn/Out и DocMonitor.
Регистрируемые объекты и интерфейс выбора объектов
Шлюз Axapta регистрирует в подсистеме управления процессами следующие переменные:
- Компания. Диалог выбора позволяет выбрать Компанию Axapta.
- Таблица. Диалог выбора позволяет выбрать Таблицу Axapta.
- Документ (строка в таблице). Данный параметр ссылается на документ Axapta и является маршрутизируемым (его можно добавлять в задание DocsVision в качестве маршрутизируемого объекта). Диалог выбора позволяет указать таблицу и определенную строку.
После регистрации шлюза в системе, перечисленные объекты становятся доступным в диалоге "Переменные шаблона процесса". Шлюз предоставляет информацию о типах объектов, а также интерфейс для выбора указателя на объект.
Функции шлюза
Функция DocMonitor
Функция DocMonitor позволяет обнаружить в системе Axapta новый документ (строку в таблице), соответствующий определенным критериям или установить факт внесения изменений в указанный документ.
В настройках функции указываются:
- Тип мониторинга - мониторинг появления нового объекта или внесения изменений в уже имеющийся объект.
- Параметр процесса (переменная, имеющая тип документ Axapta), в который будет возвращен указатель на найденный объект.
- Диалог выбора карточки, за которой производится наблюдение.
- Выражение SQL для определения наличия документов (описание фильтра).
- Переключатель "Хранить историю", при установке которого каждый документ будет обрабатываться однократно при первом обнаружении.
Функция DataIn/DataOut
Обеспечивает возможность обмена данными между параметрами процесса и каким-либо документом Axapta.
При определении функции определяются следующие параметры:
- Направление обмена - в Axapta/из Axapta.
- Переключатель "создать/изменить документ" (в случае передачи данных в документ Axapta).
- Указатель на объект (переменную типа документ Axapta); при создании документа данной переменной значение не присваивается, поскольку в нее будет возвращен указатель на вновь созданный документ.
- Указатель полей документа Axapta, которые будут считываться/модифицироваться (диалог выбора для типа документа или идентификатор).
- Таблица соответствий: при передаче данных в Axapta - название поля и переменная, в которую следует возвращать значение; при получении данных из Axapta - название поля и переменная, из которой будет взято значение, или непосредственно значение, которое следует присвоить полю.
Интеграция со стандартной функцией Задания DocsVision
Интеграция со стандартной функцией Задания DocsVision реализовано как возможность маршрутизации ссылки на объект Axapta в составе задания бизнес-процесса.
Функция удаления документа
Шлюз реализует метод удаления документа по идентификатору, используемый стандартной функцией удаления объекта.
