Весь сайт
Весь сайт
Демо-центр

Приложение "Управление документами"

«Управление документами» - встроенное приложение Docsvision, содержащее в готовом виде всю необходимую функциональность для использования в базовых сценариях документооборота без необходимости организационного выделения канцелярии, контролеров, делопроизводителей и архивариусов.

Функциональность приложения «Управление документами»

Приложение «Управление документами» содержит преднастроенные виды документов и заданий и структуру папок, готовые к работе и редактируемые настройками при необходимости. 

Преднастроенные виды документов и заданий

Приложение содержит преднастроенные карточки документов и заданий, обеспечивающие эффективное управление электронной документацией:

Карточки документов
  • Входящий
  • Исходящий
  • ОРД
  • Служебная записка
  • Заявка
  • Рабочий (документ произвольного вида) 

      Рис. 1. Пример карточки документа.
      Рис. 1. Пример карточки документа.


Карточки заданий
  • На исполнение — для организации исполнения одиночных поручений по документу либо без документа;
  • На ознакомление — используется для рассылки документа на ознакомление;
  • На согласование — используется в процессах согласования, служит для передачи документа согласующему лицу;
  • На подписание — используется в процессах согласования, служит для передачи документа на подпись;
  • На консолидацию — используется в процессах согласования, служит для передачи документа ответственному исполнителю (консолидатору) для подготовки итоговой версии документа.

        Рис. 2. Пример карточки задания.
        Рис. 2. Пример карточки задания

Преднастроенная структура папок

Преднастроенная структура папок приложения включает в себя как папки для создания и хранения документов, так и виртуальные (поисковые) папки для маршрутизации заданий и документов, а также построения отчетов. 

Для папок настроены представления и поисковые запросы, необходимые для работы, обеспечивающие полноценное управление документацией и данными. 

Рис. 3. Структура папок приложения.
Рис. 3. Структура папок приложения

 

Основные сценарии работы с приложением

Приложение "Управление документами" обеспечивает поддержку следующих сценариев работы:

  • Создание новых документов:
    • Учет входящих документов, в том числе создание карточек входящих документов путем сканирования входящего бумажного документа и распознавания входящего документа, полученного в электронном виде;
    • Учет исходящих документов;
    • Учет внутренней корреспонденции;
    • Учет организационно-распорядительных документов;
  • Регистрация документов;
  • Редактирование существующих документов;
  • Совместная работа с документами в рабочих группах;
  • Присоединение файлов, имеющих отношение к регистрируемому документу на различных стадиях его жизненного цикла;
  • Создание заданий и их рассылка исполнителям;
  • Исполнение назначенных заданий;
  • Контроль исполнения заданий другими пользователями;
  • Поиск документов в приложении;
  • Построение отчетов.

Работа в рабочих группах

Приложение позволяет пользователям, не обладающим правами администратора, организовать рабочее пространство для работы в рабочей группе над каким-либо проектом или процессом. При создании группы пользователь может указать рабочее название и описание группы (например, с какой целью она создается), указать папки, в которых будут создаваться и храниться документы группы, и пригласить участников, задав для каждого уровень полномочий: администратор, участник или читатель. Приглашенные пользователи получат уведомление по электронной почте, а у них в личной папке появится ссылка на рабочие папки группы и возможность осуществлять управление документацией в электронном виде.

Рис. 4. Создание рабочей группы.
Рис. 4. Создание рабочей группы

Согласование документов

Согласование в приложении «Управление документами» основано на использовании модуля «Конструктор согласований», который позволяет настраивать произвольные сложные, комбинированные маршруты согласования документов.

Вместе с приложением «Управление документами» поставляются 2 типовых маршрута согласования, настроенные с использованием объектов «Конструктора согласований»:

  • Маршрут с возможностью рецензирования документов и подписанием. В Справочнике видов карточек добавлена возможность использования данного маршрута для дочерних видов Документ УД – Внутренний, Исходящий, Прочие, ОРД.
  • Маршрут без возможности рецензирования с подписанием. Использование данного маршрута для различных видов карточек документов не настроено. При необходимости настройку следует выполнить самостоятельно.
  • Упрощенный маршрут согласования для произвольного вида документов (Рабочий).

Приложение «Управление документами» предоставляет следующие возможности по согласованию документов:

  • Возможность привязки маршрута согласования к произвольному документу. К одному документу может быть привязано несколько маршрутов.
  • Редактирование преднастроенного маршрута автором перед запуском и в ходе выполнения процесса
  • Возможность рецензирования документов согласующими
  • Возможность консолидации, сравнение версий
  • Возможность управления ходом согласования автором: "Остановка", "Пауза", "Принудительное завершение"
  • Автоматизация стадии подписания, в т.ч. с использованием ЭЦП
  • Возможность создания новых и редактирования существующих маршрутов

    Рис. 5. Интерфейс согласующего: задание на согласование.
    Рис. 5. Интерфейс согласующего: задание на согласование

   Рис. 6. Пример интерфейса инициатора согласования: анализ хода согласования.
   Рис. 6. Пример интерфейса инициатора согласования: анализ хода согласования

Дополнительные материалы:

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса
 
 
  • Windows-клиент СЭД Docsvision

    Windows-клиент

    Скачайте приложение Docsvision и получите доступ ко всем функциям системы
  • Web-клиент СЭД Docsvision

    Web-клиент

    Доступ к основным функциям Docsvision из любого браузера и операционной системы.
  • Менеджер задач

    Менеджер задач

    Управляйте своими оперативными задачами и проектами на любом устройстве в web-интерфейсе
  • Топ-менеджер

    Топ-менеджер

    Мобильное приложение Docsvision для руководителя компании на iPad и iPhone
Docsvision Showcase
12 Гб

Docsvision Showcase

Демонстрационный стенд с развернутой системой.
Скачайте и самостоятельно пройдите сценарий обработки документа
под несколькими ролями в различных рабочих местах Docsvision.
Docsvision Showcase
12 Гб

Docsvision Showcase

Демонстрационный стенд с развернутой системой.
Скачайте и самостоятельно пройдите сценарий обработки документа
под несколькими ролями в различных рабочих местах Docsvision.

Заказать звонок

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса