Весь сайт
Весь сайт
Демо-центр

4DOC.Согласование договоров

Определение решения

Автоматизирует все аспекты договорной деятельности до подписания договора

Системные требования

Версия DocsVision 4.5, 5.0, 5.1. (базовая, расширенная или корпоративная)

Для работы функции проверки изменений в бумажных оригиналах требуется ABBYY Recognition Server.

Партнер-разработчик решения

4Doc (ООО Док.Ру)

115114 Россия, г.Москва, ул.Летниковская, 11/10, стр.4

+7(495)988-57-19

info@4doc.ru

www.4doc.ru

Назначение решения

Решение автоматизирует все аспекты договорной работы в крупных компаниях на этапах подготовки и согласования, а также подписания. Применяется при большом объеме работы, связанной с согласованием документов, в особенности, когда множество видов этих документов имеют значительное количество разнообразных маршрутов и сложных условий согласования.

  • Автоматизирует подготовку, согласование и подписание документов ;
  • Осуществляет управление учредительными документами контрагентов;
  • Решает проблему соответствия электронного документа в системе и бумажного документа, полученного от контрагента;
  • Решает проблему доступа к согласованию с планшетов.

Сценарии использования

Согласование документов:

  • Возможность задавать параллельное, последовательное и смешанное согласование:

При параллельном согласовании задание на согласование получают все согласующие лица сразу, а согласование завершается когда все внесли свои замечания. При последовательном согласовании участники получают задание на согласование последовательно и друг за другом вносят замечания. Смешанное согласование – согласование, где присутствуют как последовательные, так и параллельные участки.

  • Редактирование и консолидация изменений внесенных согласующими лицами:

Комментарии и правки к документам могут вносится участниками согласования как непосредственно в текст документа, так и в виде текстовых комментариев. Если комментарии вносятся непосредственно в текст документа, то итоговый документ собирается из всех версий всех участников согласования и представляется в результирующем документе в виде консолидированного документа в режиме рецензирования (для документов MS Word), в котором разными цветами подсвечены правки согласующих с указанием ФИО рецензента.

  • Согласование до визы (подчиненное согласование):

Если участнику согласования для выражения мнения необходимо провести согласование внутри экспертной группы, то он может создать подчиненное согласование. Это согласование будет дополнительным витком к существующему. Основываясь на результате этого согласования, сотрудник уже может выразить свое мнение в основном процессе.

  • Схемы и правила согласования:

В системе существует возможность задавать правила – формальные критерии документов, по которым определяется выбор схемы согласования. Например, можно настроить правила, с помощью которых система рассчитает различные маршруты по сумме договора – если сумма больше 100 т.р., то маршрут согласования будет «Руководитель – Юрист – Финансовый директор», если сумма меньше 100 т.р., то более простой маршрут – «Руководитель – Юрист». При создании карточки инициатор вводит сумму договора, а система автоматом рассчитывает нужный маршрут. Правила создаются администраторами системы и не требуют программирования.                 

Согласование договоров

  • Использование в маршрутах конкретных сотрудников и ролей:

В качестве участника согласования система позволяет указать в маршруте как конкретного сотрудника (ФИО), так и роль, например, если указать в маршруте роль «Бухгалтер», то задание будет приходить не конкретному сотруднику, а всем бухгалтерам и кто первый возьмет задание в работу тот и будет согласующим.

Использование ролей может быть удобно в случае, когда неизвестно какой конкретно сотрудник компетентен в данном вопросе или при запуске согласования нельзя определить кто из сотрудников роли на данный момент свободен, чтобы согласовать данный документ.

  • Использование реляций (непосредственный руководитель, руководитель департамента):

Довольно часто среди согласующих должен выступать сотрудник, участие которого в процессе согласования определяется тем или иным инициатором. Например: если согласующим должен выступать руководитель инициатора, то в качестве согласующего в схеме мы не можем поставить конкретное лицо – оно меняется в зависимости от инициатора. Для указания таких участников используются реляции – это специальные роли которые зависят от инициатора (или от другого сотрудника, указанного в карточке).

  • Использование динамических ролей:

В маршруте можно задавать так называемые Динамические роли – это роль, участники которой неизвестны во время запуска процесса и будут определены в ходе согласования. Например, в маршруте «Руководитель ЮД (назначить Юриста) -> Юрист -> Бухгалтер», во время запуска согласования неизвестно кто будет работать с документом в качестве юриста. На первом этапе задание приходит руководителю ЮД и он назначает (выбирает из справочника при завершении задания) одного из сотрудников ответственным юристом по данному документу, далее система отправит задание выбранному сотруднику, а на следующем круге согласования (когда юрист уже задан) будет отправлять задание уже назначенному ответственному юристу.

  • Возможность создания многоэтапного согласования и логики следования этапов:

После завершения цикла согласования и в зависимости от результата документ может менять состояние. А переход в другое состояние инициировать другой процесс согласования. Управление данными переходами осуществляется на уровне настройки правил и маршрутов администраторами системы без программирования.

  • Возможность настроить в маршруте различные виды заданий:

В маршруте могут фигурировать не только простые этапы (задание на согласование, задание на подписание, задание на доработку и т.д.), но и другие виды заданий. Например: задание на прикрепление скана документа – может быть отправлено инициатору после успешного согласования, задание на передачу оригинала в архив, задание на указание контрагента или участника динамической роли и т.д. Также в маршрутах возможна настройка служебных участков, например, «Переместить карточку в определенную папку», «Назначить доступ на карточку определенному сотруднику» и т.д.

  • Возможность создания заказных элементов конструктора маршрутов:

На этапе внедрения Исполнитель может разработать специализированные участки маршрута под требования Заказчика, а в процессе эксплуатации администраторы Заказчика смогут включать эти участки в маршруты согласования без перепрограммирования системы и без привлечения Исполнителя или других подрядчиков. Например, это может быть участок «Согласование с бюджетодержателем», логика которого специфична для Заказчика (например, Бюджетодержатель определяется по сложным критериям и на его выбор влияют различные факторы). Можно запрограммировать логику этого участка маршрута на этапе внедрения и использовать его как в существующих, так и в новых маршрутах в процессе эксплуатации. Пример маршрута: «Руководитель ЮД – Юрист – Согласование с бюджетодержателем».

  • Автоматическое формирование листа согласования:

В ходе согласования участники вводят в систему результаты работы с документом – «Согласован», «Не согласован», «Подписан», «Не подписан», «Передан в архив», «Добавлен скан» и т.д., а также указывают замечания, как в тексте документа, так и в простых текстовых комментариях. Все результаты и комментарии система добавляет в автоматически формирующийся лист согласования, представляющий собой таблицу с историей согласования данного документа. Лист согласования впоследствии хранится в системе как неотъемлемая часть карточки документа и может быть распечатан в любой момент, например, для подписанта, если он лично не работает в системе, это делает за него секретарь.

  • Интерфейс согласующего для мобильных устройств с touch интерфейсом ввода:

Система согласования документов имеет специализированный web интерфейс, адаптированный для устройств с touch screen (iPad, Samsung Galaxy Tab). Данный интерфейс позволяет сотруднику просмотреть список документов находящихся у него на согласовании или на подписании. По каждому отдельному документу есть возможность посмотреть реквизиты карточки документа, согласуемые файлы и ход согласования (лист согласования), а также выразить согласие или несогласие с вводом комментариев.

Согласование договоров на планшете

Это позволяет:

  1. Использовать систему на мобильных устройствах;
  2. При открытии данного сервиса через https или vpn – возможность работы в командировке или просто вне офиса.

 

Хранение учредительной документации контрагентов

Данная подсистема позволяет хранить учредительные документы контрагентов в системе. При создании договора и указании контрагента система автоматически создает ссылку на карточку документов контрагента, а также проверяет состав учредительной документации и срок доверенностей, если со стороны контрагента подписание контракта осуществляет лицо, которое имеет право подписи на основании доверенности.

Автоматическое сравнение отличий электронной версии и подписанной контрагентом

После согласования договора, договор отправляется на подписание. Зачастую на подписание договор отправляет контрагент. Как узнать, что та версия документа, которую выслал контрагент, соответствует той, что мы согласовали в системе? Можно конечно заново вычитывать каждый поступающий документ. Если этих документов не более 10 в день – эта задача разрешима, но что если документов  сотни, их объем составляет десятки и сотни страниц? Система автоматического сравнения бумажной и электронной версии документа позволяет существенно облегчить эту задачу. При поступлении документа от контрагента он  сканируется на поточном сканере. Современные поточные сканеры вводят многостраничный объемный документ за считанные секунды. Система автоматически по штрих-коду находит электронную версию документа в системе. Система автоматически преобразует отсканированный документ в формат MS Office и сравнивает с хранимой в системе электронной версией документа и отправляет на проверку специалисту. Все изменения в документе подсвечиваются.

Архитектура решения

Решение базируется на платформе Docsvision 4.5, 5.1. В своей работе использует Storge сервер Docsvision. Для управления процессом согласования используется компонент Action Workflow – серверный компонент,  разработанный в компании 4DOC.

Согласование договоров - схема решения

Поставка решения

Решение поставляется в виде проекта по его внедрению. Внедрение осуществляет компания 4Doc (ООО Док.Ру).

Стоимость решения

По запросу в компании 4Doc.

Дополнительные материалы

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса
 
 
  • Windows-клиент СЭД Docsvision

    Windows-клиент

    Скачайте приложение Docsvision и получите доступ ко всем функциям системы
  • Web-клиент СЭД Docsvision

    Web-клиент

    Доступ к основным функциям Docsvision из любого браузера и операционной системы.
  • Менеджер задач

    Менеджер задач

    Управляйте своими оперативными задачами и проектами на любом устройстве в web-интерфейсе
  • Топ-менеджер

    Топ-менеджер

    Мобильное приложение Docsvision для руководителя компании на iPad и iPhone
Docsvision Showcase
12 Гб

Docsvision Showcase

Демонстрационный стенд с развернутой системой.
Скачайте и самостоятельно пройдите сценарий обработки документа
под несколькими ролями в различных рабочих местах Docsvision.
Docsvision Showcase
12 Гб

Docsvision Showcase

Демонстрационный стенд с развернутой системой.
Скачайте и самостоятельно пройдите сценарий обработки документа
под несколькими ролями в различных рабочих местах Docsvision.

Заказать звонок

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса