Весь сайт
Весь сайт
Демо-центр

Архив первичной бухгалтерской документации

Решение «Архив первичной бухгалтерской документации», разработанное компанией «HIT-Service» на базе платформы Docsvision, позволяет сократить трудозатраты на ввод данных с первичных бухгалтерских документов в учетные системы и автоматически формировать электронный архив бухгалтерской документации.

Обеспечивается хранение сканированных образов и основных атрибутов документов, объединение документов в пакеты, связывание различных документов, полнотекстовый и атрибутивный поиск, автоматическая выгрузка файлов на диск в виде, пригодном для передачи в налоговую службу или в суд.

Решаемая задача

Главный бухгалтер или финансовый директор хочет иметь у себя в организации электронный архив первичных документов. Это позволяет упростить работу с проверяющими органами, контрагентами, аудиторами, судами, ускоряет внутренние проверки, снижает количество ошибок в учете. Однако даже среди организаций, внедривших и использующих СЭД, электронный архив первичных бухгалтерских документов почти никто не ведет. Это объясняется высокой трудоемкостью наполнения и поддержания такого архива. Чтобы архив был в пригодном к использованию состоянии, необходимо:

  • Сканировать все первичные документы с разбивкой на пакеты / документы;
  • Создавать и заполнять карточки документов в СЭД, присоединять к ним файлы со сканами;
  • Связывать документы между собой, если они относятся к одному пакету;
  • Вводить новые значения в справочники, иногда довольно трудоемкие (например, заполнять справочник контрагентов);
  • Необходимо обрабатывать поступление дубликатов, новых и исправленных версий документов и т.д.;
  • Связывать записи в учетных системах с электронным архивом.

Получается, что на обработку документа нужно потратить еще больше времени, чем уже тратится на ввод данных с этого документа в учетную систему. Мало кто может позволить себе такие затраты, поэтому идея сделать электронный архив первичных документов обычно остается не реализованной.

Бизнес-эффект

Решение «Архив первичной бухгалтерской документации» на базе Docsvision позволяет автоматизировать ввод данных с первичных бумажных документов в информационные системы организации. При этом автоматически происходит формирование электронного архива и создание поступлений в учетных системах.

  • Сокращение времени на ввод данных в 4-6 раз
  • Повышение качества данных в информационных системах
  • Освобождение времени квалифицированных сотрудников — операторы выполняют работу по вводу данных быстрее и дешевле
  • Электронный архив наполняется автоматически, без трудозатрат со стороны сотрудников компании
  • Быстрая окупаемость проекта (6-10 месяцев)

Функциональные возможности

Сканирование, распознавание и верификация данных осуществляются с помощью технологии ABBYY FlexiCapture. В местах поступления первичных документов сотрудники участвуют только в сканировании, их задача лишь положить документы в сканер (можно пачкой в конце дня).

Документы сканируются, распознаются, уходят на централизованную верификацию Оператору, затем передаются в электронный архив. В Docsvision автоматически создается и заполняется карточка документа, к ней автоматически прикладываются сканы.

В архив помещается формат pdf-A — это скан и прикрепленный к нему текстовый слой, обеспечивающий удобный контекстный поиск в архиве. Распознанные данные, необходимые для заполнения полей карточки, мы передаем в учетную систему в виде xml-файла.

После формирования документа в электронном архиве Docsvision происходит автоматическое создание входящего документа в учетной системе. При этом в документе сохраняется ссылка, по которой бухгалтер может открыть из учетной системы скан документа, хранящийся в электронном архиве.

Архив первичной бухгалтерской документации

Работа с образами документов

Все документы в пачке будут отсканированы в один файл. Независимо от количества документов по сделке, первым должен идти какой-то из первичных документов (например, товарная накладная, УПД или акт выполненных работ). Когда сканируется следующий первичный документ — система понимает, что начался пакет документов по следующей сделке.

В уголке первичного документа есть штрихкод — наклейка, которую сотрудник, помещающий документ в сканер, наносит перед сканированием (достаточно на один документ в пакете). В нём содержится информация о подразделении, откуда пришёл документ, и уникальный идентификатор документа.

Верификация данных

После обработки пакетов на сервере создается очередь на верификацию: система подсвечивает красным цветом символы, в которых она по каким-то причинам сомневается.

Проверка полей на этапе верификации происходит на основе имеющейся нормативно-справочной информации из учетной системы, архива. Справочники ведутся централизованно в Docsvision, откуда синхронизируются в учетную систему и систему распознавания. Если на бумаге указаны неправильные или неполные данные, то система может распознать контрагента (проверить по ИНН) и подтянуть недостающие данные.

Архив первичной бухгалтерской документации

Шаблоны документов

Мы предоставляем шаблоны для наиболее популярных документов, с помощью которых можно осуществить проверку (например, суммы по НДС). Сегодня есть готовые шаблоны для следующих видов документов:

  • Накладные ТОРГ-12;
  • Акты выполненных работ;
  • УПД;
  • Счета-фактуры;
  • Полисы ОСАГО;
  • Формы КС-2, КС-3.

По требованию заказчика могут быть разработаны шаблоны для других видов документов.

Работа с архивом, отчётность

В случае, если необходимо сделать определенную подборку образов документов, в Docsvision делается выборка документов, а затем с помощью специально реализованной кнопки можно выгрузить на диск все приложенные по отмеченным документам файлы. Этот функционал востребован при передаче документов проверяющим органам, судам, проведении аудитов.

Карточка пакета документов с распознанными атрибутами
Карточка пакета документов с распознанными атрибутами

Карточка пакета со ссылками на отсканированные документы
Карточка пакета со ссылками на отсканированные документы

Карточка документа с распознанными данными и приложенной скан-копией
Карточка документа с распознанными данными и приложенной скан-копией

Дополнительная информация:

Если вас заинтересовало решение «Архив первичной бухгалтерской документации», закажите презентацию. Мы расскажем вам о решении подробнее, проведем демонстрацию онлайн или у вас в офисе и ответим на все ваши вопросы.

Можно также посмотреть запись вебинара, посвящённого этому решению и его практической реализации в «Уральской Консалтинговой Компании»:

О разработчике решения

Компания HIT-Service  (г. Челябинск) имеет партнёрский статус Docsvision Certified Solution Partner и является Центром технологической компетенции по миграции с других систем.

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса
 
 
  • Windows-клиент СЭД Docsvision

    Windows-клиент

    Скачайте приложение Docsvision и получите доступ ко всем функциям системы
  • Web-клиент СЭД Docsvision

    Web-клиент

    Доступ к основным функциям Docsvision из любого браузера и операционной системы.
  • Менеджер задач

    Менеджер задач

    Управляйте своими оперативными задачами и проектами на любом устройстве в web-интерфейсе
  • Топ-менеджер

    Топ-менеджер

    Мобильное приложение Docsvision для руководителя компании на iPad и iPhone
Docsvision Showcase
12 Гб

Docsvision Showcase

Демонстрационный стенд с развернутой системой.
Скачайте и самостоятельно пройдите сценарий обработки документа
под несколькими ролями в различных рабочих местах Docsvision.
Docsvision Showcase
12 Гб

Docsvision Showcase

Демонстрационный стенд с развернутой системой.
Скачайте и самостоятельно пройдите сценарий обработки документа
под несколькими ролями в различных рабочих местах Docsvision.

Заказать звонок

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса