Весь сайт
Весь сайт
Демо-центр

Почтовый клиент

Назначение

«Docsvision 5 Почтовый клиент» является специализированным программным продуктом, реализующим мобильное рабочее место в системе электронного документооборота непосредственно внутри почтового клиента.

Ключевые преимущества

  • Работа в едином интерфейсе вне зависимости от того, исполняете ли Вы задания на ноутбуке или используете смартфон.
  • Основная функциональность не зависит от операционной системы, почтового клиента и используемого почтового сервера.
  • Работа с заданиями непосредственно в почтовом клиенте, независимо от наличия или отсутствия связи с СЭД.
  • Не требуется длительное обучение сотрудников, сообщения понятны и имеют необходимое количество пояснений.
  • Все действия выполняются прямо в письме, без открытия карточки.
  • Ссылки на карточки могут быть вставлены для Легкого клиента (веб-доступ). Это позволяет использовать Почтовый клиент в паре с Легким клиентом как универсальный кроссплатформенный клиент Docsvision.

Дополнительное для тех, кто использует Microsoft Outlook

  • Надстройка в Toolbar Microsoft Outlook позволяет выполнять действия с заданиями мгновенно, при наличии связи с сервером Docsvision.
  • Интеграция со списком задач Outlook Tasks.

Автоматизированные бизнес-процессы

Клиентское ПО Docsvision 5 Почтовый клиент автоматизирует следующие сценарии работы сотрудников:

  • Исполнение задания и согласование через почту. Поддерживается большинство почтовых клиентов, в том числе и мобильные.
    • Варианты завершения задания соответствуют настройкам задания в СЭД.
    • При согласовании можно рецензировать документ, если это разрешено.
    • При завершении можно добавить как текстовый отчет, так и приложить файл.
  • Синхронизация заданий из СЭД Docsvision со списком задач Microsoft Outlook

Пример почтового сообщения - задания на согласование
Рисунок 1. Пример почтового сообщения - задания на согласование

Пример уведомления о необходимости приложить отчет
Рисунок 2. Пример уведомления о необходимости приложить отчет

Рисунок 3. Работа с заданием в почтовом клиенте Apple iOS на iPhone
Рисунок 3. Работа с заданием в почтовом клиенте Apple iOS на iPhone

Рисунок 4 Работа в почтовом клиенте на Windows Phone
Рисунок 4. Работа в почтовом клиенте на Windows Phone

Рисунок 5. Работа с заданием в почтовом клиенте Яндекс на Android смартфоне
Рисунок 5. Работа с заданием в почтовом клиенте Яндекс на Android смартфоне

Лицензирование

Приложение лицензируется на клиентское рабочее место. При этом необходимо наличие в ключе двух записей для серверной и клиентской частей.

Техническая информация

Архитектура

Продукт состоит из следующих компонентов:

Серверная часть

Основной серверной части являются бизнес-процессы, которые отвечают за отправку почтовых сообщений, а также за обработку ответа от пользователя. Также при установке добавляются дополнительные настройки в справочник видов карточек, которые позволяют конфигурировать поведение при отправке задания.

На рабочее место администратора необходимо установить клиентский компонент, который обеспечивает возможность настройки.

Обмен почтовыми сообщениями производится через почтовый сервер. Допускается использовать произвольный почтовый сервер.

Клиентская часть

Данный компонент устанавливается в Microsoft Outlook. Он является не обязательным к использованию. Однако он добавляет дополнительные возможности по работе с заданиями:

  • Завершение задания через кнопку на тулбаре письма;
  • Делегирование без открытия Навигатора;
  • Синхронизацию заданий Docsvision со списком задач Outlook Task.

Важно отметить, что клиентская часть работает независимо от бизнес-процессов серверной части. Если пользователи работают только в Microsoft Outlook, то бизнес-процессы (серверная часть) можно отключить.

Надстройка предназначена для установки в Microsoft Outlook 2013, 32-разрядная версия.

Рисунок 6. Архитектура приложения
Рисунок 6. Архитектура приложения

Преимущества архитектуры приложения

Архитектура приложения дает следующие преимущества:

  • Отсутствие необходимости в длительном обучении сотрудников. Работа с заданиями аналогична работе с почтой.
  • Организация универсального рабочего места: независимо от количества устройств пользователь видит одни и те же свои задания. Таким образом обеспечивается мобильная работа.
  • Возможность выбора и конфигурации рабочих мест. Если пользователи работают преимущественно в офисе, то можно настроить прямую интеграцию через Outlook Add-In. Если характер работы удаленный, то через почтовые сообщения.
  • Поддержка офлайн режима работы.

Сценарии работы пользователя

В таблице приведены сценарии работы пользователя с указанием возможностей каждого из способов.

Сценарий

Через почтовое сообщение

Через кнопки в Microsoft Outlook

Через открытие карточки1

Завершение задания

+

+

+

Завершение с отчетом

+

+

+

Завершение с выбором варианта

+

+

+

Согласование

+

+

+

Рецензирование

+

+

+

Делегирование

-

+

+

Завершение с заполнением полей карточки

-

-

+

Создание дочерних заданий2

-

-

+

Возможности по настройке

Вид отправляемого письма может быть полностью настроен через добавление шаблона XSL преобразования в соответствующую настройку. Таким образом можно не только настроить письмо под фирменный стиль организации, но и управлять отображением сообщения для каждого вида задания отдельно.

Для каждого пользователя можно указать, работает он с Легким клиентом в браузере или с Навигатором. Данная настройка позволит выбрать, какую ссылку добавлять - на Легкий клиент или в Навигатор.

При конфигурации Outlook Add-In указывается период синхронизации заданий.

Совместимость с внедренными решениями

Продукт полностью совместим с любым настроечным решением, которое основано на базовой карточке задания Docsvision.

В каждом задании, которое присылает модуль, есть ссылка на открытие карточки

Создание заданий и регистрации документов возможно при помощи тулбара, который поставляется вместе с дистрибутивом СЭД Docsvision

Презентация

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса
 
 
  • Windows-клиент СЭД Docsvision

    Windows-клиент

    Скачайте приложение Docsvision и получите доступ ко всем функциям системы
  • Web-клиент СЭД Docsvision

    Web-клиент

    Доступ к основным функциям Docsvision из любого браузера и операционной системы.
  • Менеджер задач

    Менеджер задач

    Управляйте своими оперативными задачами и проектами на любом устройстве в web-интерфейсе
  • Топ-менеджер

    Топ-менеджер

    Мобильное приложение Docsvision для руководителя компании на iPad и iPhone
Docsvision Showcase
12 Гб

Docsvision Showcase

Демонстрационный стенд с развернутой системой.
Скачайте и самостоятельно пройдите сценарий обработки документа
под несколькими ролями в различных рабочих местах Docsvision.
Docsvision Showcase
12 Гб

Docsvision Showcase

Демонстрационный стенд с развернутой системой.
Скачайте и самостоятельно пройдите сценарий обработки документа
под несколькими ролями в различных рабочих местах Docsvision.

Заказать звонок

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса