Весь сайт
Весь сайт
Демо-центр

Архивное делопроизводство

Решение «Архивное делопроизводство», разработанное компанией «Диджитал Дизайн» на базе платформы Docsvision, предназначено для автоматизации процессов комплектования, оперативного и ведомственного хранения, учета и использования документов организации. Решение соответствует требованиям «Основных правил работы архивов организаций» и внедрено в крупных компаниях из различных отраслей.

Бизнес-эффект

В крупных распределенных компаниях и в различных органах государственной власти процессы делопроизводства являются одними из ключевых, от них напрямую зависит качество взаимодействия сотрудников друг с другом, а, соответственно, и эффективность работы всей организации. Автоматизация архивного делопроизводства на базе Docsvision позволит решить следующие задачи:

  • Быстрый доступ к архивным документам, в том числе в крупных, территориально-распределенных организациях.
  • Существенное сокращение времени на подготовку описей документов и ведение отчетности.
  • Ведение архива документов в организации в соответствии с требованиями «Основных правил работы архивов организаций».

Функциональные возможности

  • Формирование и ведение номенклатуры дел предприятия и его структурных подразделений;
  • Списание документов в дела в соответствии с номенклатурой дел;
  • Передача дел между структурными подразделениями предприятия;
  • Передача дел из структурных подразделений в архив организации;
  • Фиксация фактов уничтожения и утраты документов;
  • Поиск документов по реквизитам;
  • Передача дел на государственное хранение;
  • Формирование итоговых сведений и отчетов.

Архив для распределенных предприятий

Решение «Архивное делопроизводство» на базе Docsvision позволяет автоматизировать деятельность структурно и территориально распределенных предприятий, осуществляющих централизованное ведомственное хранение документов.

Модель архива для распределенного предприятия

Модель архива для распределенного предприятия

Функциональные возможности решения

Удобный интерфейс решения «Архивное делопроизводство» на базе Docsvision позволяет быстро освоить работу в решении архивариусам и документоведам организации, независимо от уровня подготовленности. Помимо этого, с гибких конструкторов Docsvision можно настроить интерфейс решения по требованиям пользователей, например, так, как им это было привычно в другой системе электронного документооборота.

В решении «Архивное делопроизводство» для каждого вида документов можно зажать сроки и категории их хранения:

Карточка настроек модуля

Многоуровневая иерархия структурных подразделений организации («Аппарат управления» -> «Департамент» -> «Отдел» -> «Сектор») успешно поддерживается конструктором номенклатуры дел, где количество уровней не ограничено:

Номенклатура дел

Ведение карточек дел позволяет хранить всю существенную информацию о делах:

Информация о деле

Помимо этого, в карточке дела можно управлять списком томов и документов в архивном деле:

Управление списком томов и документов в деле

Решение «Управление архивом» на базе Docsvision позволяет сократить количество рутинных операций, уменьшить количество ошибок и увеличить производительность и точность работы с документами. Например, документы могут списываться в архив прямо из карточек документов, с использованием быстрого поиска:

Списание в архив из карточки документа

Дополнительно, при списании документа в архив, можно выбирать дело из справочника:

Выбор дела из справочника

В решении «Архивное делопроизводство» настроены различные отчеты, позволяющие в любой момент получить наглядную картину о состоянии дел в организации, а встроенный конструктор помогает сформировать новый вид отчетности в удобной для вас форме.

Отчет

В Docsvision встроена гибкая система настройки прав доступа, позволяющая разграничить права сотрудников, имеющих доступ к системе в соответствии с теми возможностями, которые должны быть им доступны в соответствии с регламентом организации и должностными обязанностями:

Настройка прав сотрудников

 

О разработчике решения

Разработчиком решения «Автоматизация процессов входного контроля материально-технических ресурсов» является золотой партнер компании Docsvision - компания «Диджитал Дизайн», одна из ведущих ИТ-компаний России, которая оказывает комплексные услуги по автоматизации бизнес-процессов: внедрению мобильных решений, систем электронного документооборота, корпоративных порталов, инфраструктурных решений, разработке ПО на заказ. С 1992 года экспертами Digital Design реализовано более 2 500 проектов для компаний, работающих в различных отраслях бизнеса: строительстве, торговле, страховании, транспорте, а также для государственных организаций. «Диджитал Дизайн» — обладатель многочисленных сертификатов качества (ISO 9001, SEI CMMI, EFQM). В настоящее время в компании работает около 500 высококвалифицированных специалистов. Представительства расположены в Санкт-Петербурге и Москве.


Дополнительная информация

Если вас заинтересовало решение «Архивное делопроизводство», закажите презентацию. Мы расскажем вам о решении подробнее, проведем демонстрацию онлайн или у вас в офисе и ответим на все ваши вопросы.

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

 
 
Docsvision Showcase
12 Гб

Docsvision Showcase

Демонстрационный стенд с развернутой системой.
Скачайте и самостоятельно пройдите сценарий обработки документа
под несколькими ролями в различных рабочих местах Docsvision.
Docsvision Showcase
12 Гб

Docsvision Showcase

Демонстрационный стенд с развернутой системой.
Скачайте и самостоятельно пройдите сценарий обработки документа
под несколькими ролями в различных рабочих местах Docsvision.

Заказать звонок

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса

Заполняя настоящую форму, Вы подтверждаете свое полное согласие на обработку Ваших персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных". Обработка персональных данных ООО «ДоксВижн» осуществляется в соответствии Политикой ООО «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных, в которой также содержатся сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных.