Весь сайт
Весь сайт
Демо-центр

Электронный архив конструкторской документации

Решение «Электронный архив конструкторской документации», разработанное специалистами ГК «Перемена» на базе платформы Docsvision, позволяет снизить трудозатраты сотрудников за счет сокращения времени поиска конструкторской документации, исключить дублирование этой документации, избежать производственных ошибок, связанных с неактуальной информацией в архиве, и, как следствие, сократить финансовые потери предприятия.

Основными пользователями решения являются сотрудники отделов главного конструктора и главного технолога, которые отвечают за формирование архива конструкторской документации. Перед такими сотрудниками при работе с конструкторской документацией стоят следующие задачи: 

  • Оперативно найти оригинал конструкторской документации в архиве
  • Отслеживать информацию обо всех изменениях в конструкторской документации, при том, что зачастую извещения о них передаются сразу в цеха, занимающиеся выпуском продукции, а в архиве остается неактуальный чертеж этой продукции
  • Печать и копирование конструкторской документации, при котором много времени тратится на запись в журнал учета копий и ожидание своей очереди на печать.

Для кого актуально

Решение «Электронный архив конструкторской документации» будет актуально для следующих организаций:

  • Организация занимается не только собственной разработкой, но и изготовлением продукции по чертежам сторонних разработчиков;
  • Организация имеет сложную организационную структуру с большим количеством цехов;
  • У организации накопился большой объем бумажных документов в архиве;
  • Организации необходимо снизить возрастающие риски утечки информации.

Бизнес-эффект

Внедрение решения по управлению архивом конструкторской документации позволяет не только навести порядок в этих документах, но и повысить уровень исполнительской дисциплины сотрудников путем создания заданий и служебных документов, касающихся работы с конструкторской документацией, и контроля их исполнения.

Автоматизация процесса работы с конструкторской документацией позволяет:

  • Ускорить процесс создания изделий за счет сокращения времени передачи и получения исполнителями конструкторской документации как в производственных цехах, так и в технологических и конструкторских подразделениях;
  • Обеспечить режим секретности и гарантированно защитить данные от несанкционированного доступа за счет настройки прав доступа к документам - для этого предусмотрено несколько моделей безопасности;
  • Структурировать данные за счет необходимых пользователям сортировок;
  • Обеспечить централизованное хранение документации вообще и накопленных знаний в частности;
  • Значительно сократить время сотрудников на поиск документации с помощью атрибутивного и полнотекстового поиска в электронном архиве, т.е. обеспечить работу с архивом в реальном времени.
  • Обеспечить защиту данных в случае чрезвычайных ситуаций (пожар, стихийное бедствие, кража).

Архитектура решения

Решение представляет собой программно-аппаратный комплекс, который разделен на условные подсистемы:

  • Подсистема наполнения электронного хранилища состоит из широкоформатных и потоковых сканеров и программных компонентов, обеспечивающих сканирование бумажных документов и их загрузку в систему. Внесению в систему подлежит конструкторская документация, в настоящий момент находящаяся в бумажном архиве. Это чертежи формата от А4 до А0, а также сопроводительная многостраничная документация формата А4.
  • Подсистема распознавания обеспечивает интеллектуальное распознавание отсканированных документов и сохранение извлеченных реквизитов документов в XML-формат, после чего реквизиты и скан-копии документов автоматически загружаются в электронный архив в виде карточек с заполненными полями по распознанным реквизитам.
  • Подсистема электронного архива, в которой структурированно хранятся карточки документов и установлены связи между этими документами. Она включает в себя следующие функциональные возможности:
    • Просмотр и создание версий, просмотр и редактирование различных типов электронных документов, а также автоматическое создание и хранение версий этих документов в случае их редактирования.
    • Ведение нормативно-справочной информации, ведения справочников.
    • Протоколирование, ведение журналов, учитывающих все изменения и просмотры документов, протоколирование действий пользователей и ведение журналов учета системных событий.
    • Анализ информации, хранимой в решении, через отчеты и представления.
    • Вывод документов на печать с использованием шаблонов.
    • Защита информации для исключения несанкционированного доступа к информации, хранимой и обрабатываемой в решении, предотвращения утечки, искажения и уничтожения информации. Подсистема обеспечивает хранение документов на основе мандатного, дискреционного и ролевого принципа разграничения доступа к защищаемой информации.
    • Обеспечение возможности управления учетными записями пользователей.

Функциональные возможности

Разработанное решение решает следующие задачи:

  • Формирование архива конструкторской документации в электронном виде
  • Поддержание архива конструкторской документации в актуальном состоянии
  • Быстрый поиск информации по электронному архиву документации
  • Управление изменениями конструкторской документации.

Подсистема наполнения электронного хранилища

Для сканирования используются сканеры – широкоформатные для сканирования чертежей формата А3-А0 и потоковые для формата А4. В рамках данного решения рекомендуется использовать следующие сканеры:

Xerox 7742 Wide Format Scan обеспечивает высокую четкость сканирования с разрешением 1200 точек на дюйм и позволяет сканировать как черно-белые, так и цветные документы шириной до 1117 мм.

Сканер Canon DR-C240 обеспечивает эффективное пакетное сканирование документов формата А4, с производительностью до 3000 листов в день.

Подсистема распознавания

С помощью ABBYY FlexiCapture решение распознает, классифицирует документы, извлекает из них данные, проверяет их корректность и передает в электронный архив на базе Docsvision.

Для проведения распознавания настраивается шаблон для каждого формата конструкторского документа A0-A4. Настройка проводится на структурированную область чертежей – штамп, который содержит набор выделенных информационных полей, одинаковых по оформлению, количеству и местоположению:

  • децимальный номер,
  • наименование ,
  • тип чертежа. 

Система позволяет быстро сравнить данные распознавания с отсканированным оригиналом документа и автоматически подсвечивает неуверенно распознанные данные, а также отображает информацию о непройденных проверках данных по справочникам и настроенным правилам.

Результаты распознавания автоматически сохраняются в файлы формата PDF и XML, после чего сразу же загружаются в электронный архив в систему Docsvision.

Подсистема электронного архива

Решение построено на технологической платформе Docsvision, которая позволяет реализовывать разнообразные задачи в области бизнес-процессов и обработки документов. Платформа объединяет ядро платформы, сервис workflow, базовые объекты, которые организуют инфраструктуру системы. Это папки для хранения документов, карточки документов, карточки заданий, поисковые запросы и т.д. Решение разработано средствами конструкторов.

Карточка «Конструкторская документация»

В Docsvision автоматически формируются карточки «Конструкторский документ», в которых поля заполняются данными, полученными после распознавания документов, а также к карточке прикладывается скан-копии этих документов:

  • «Название» - заполняется название чертежа из распознанного документа;
  • «Децимальный номер» - позволяет однозначно идентифицировать конструкторские чертежи, а также несет дополнительную смысловую нагрузку по частям, разделенным точкой, где первая часть – это буквенный код разработчика чертежа, следующие за ним цифры - порядковый номер изделия, далее сборочные единицы, подсборочные единицы и т.д., и в конце следует буквенное обозначение вида чертежа;
  • «Вид чертежа» - заполняются автоматически по результатам распознавания;
  • «Дата создания чертежа»;
  • «Регистратор»

Сотруднику, регистрирующему чертеж в электронном архиве, необходимо только проверить заполненные поля и нажать кнопку «Зарегистрировать». После регистрации чертежа в электронном архиве появляется возможность создавать по чертежу задания, отправлять его на ознакомление и включать его в карточку «Изделие».

Карточка «Изделие»

Карточка изделия является аналогом папки с подбором документов по конкретному изделию в бумажном архиве. Она создается архивистом на этапе формирования изделия в электронном виде в системе. И включает в себя:

  • «Название»;
  • «Регистратор»;
  • «Дата регистрации»;
  • «Контрагент» (заполняется в случае сторонних разработок);
  • «Контактное лицо контрагента»;
  • «Содержание» (заполняемое произвольной информацией);
  • «Связанные карточки», где размещаются ссылки на чертежи, входящие в состав изделия.

Для формирования карточки «Изделие» в системе используются два типа ссылок: «Состоит из» и «Входит в состав». Карточка «Изделие» представляет из себя карточку со ссылками типа «Состоит из» на карточки «Конструкторский документ», при этом в карточке «Конструкторский документ» присутствует связанная ссылка «Входит в состав». Так, например, один чертеж может входить в разные изделия.

Все внесенные в карточку изменения, отображаются автоматически. Для этого в платформе Docsvision организован процесс, который отслеживает изменения карточек и вложенных файлов, раздает и контролирует права пользователей, при этом не требуется никаких дополнительных работ по настройке системы.

Карточка «Извещение об изменении»

При поступлении извещения об изменении документа регистрируется карточка «Извещения об изменениях», при этом регистратор создает ссылку типа «Связано с» с документом, подлежащим корректировке. В указанном документе формируется обратная ссылка, указывающая на то, что документ изменялся. Регистратор открывает его и с помощью специального процесса контроля версионности прикрепляет к карточке следующую актуальную версию документа. В результате пользователь в системе всегда видит актуальную версию каждого документа и состава изделия. При этом конструктор работает со структурой изделия обычным образом, а система сама отслеживает все изменения.

Поиск в электронном архиве

В платформе Docsvision, на базе которой реализовано решение, предусмотрены механизмы поиска, обеспечивающие поиск документов в электронном архиве по реквизитам и по тексту, с учетом морфологии и синтаксиса.

Отчеты в электронном архиве

Для работы с документами в электронном архиве в решении реализован набор наглядных представлений документов, удобный для конструкторов. Набор представлений также позволяет проводить анализ состава изделий и поступления изменений к нему, как показатель качества работы разработчиков чертежей.


 

Примеры использования решения

Решение «Электронный архив конструкторской документации» уже успешно внедрено в ЗАО «Сокол-АТС», одном из старейших предприятий Белгородской области, занимающемся не только проектированием и разработкой собственной продукции, но и изготовлением изделий по чертежам сторонних разработчиков. Предприятие имеет продолжительный опыт работы, как следствие – большой бумажный архив, который в рамках проекта внедрения решения «Управление архивом конструкторской документации» был полностью переведен в электронный вид. По словам начальника отдела системного анализа управленческих процессов Андреева Андрея Владимировича, исполняющего роль руководителя проектов со стороны Заказчика: «Решение, подготовленное специалистами ГК «Перемена», позволило на порядок сократить время и трудозатраты на доступ к конструкторской документации. После появления электронного архива поиск нужного документа занимает считанные секунды».


О разработчике решения

Группа компаний «Перемена» - системный интегратор, реализующий проекты различного масштаба и сложности для коммерческих структур и государственных организаций.

http://www.docsvision.com/kupit/nashi-partneri/gk_peremena/

 

Дополнительная информация

Если вас заинтересовало решение «Электронный архив конструкторской документации», закажите презентацию. Мы расскажем вам о решении подробнее, проведем демонстрацию онлайн или у вас в офисе и ответим на все ваши вопросы.

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

 
 
Docsvision Showcase
12 Гб

Docsvision Showcase

Демонстрационный стенд с развернутой системой.
Скачайте и самостоятельно пройдите сценарий обработки документа
под несколькими ролями в различных рабочих местах Docsvision.
Docsvision Showcase
12 Гб

Docsvision Showcase

Демонстрационный стенд с развернутой системой.
Скачайте и самостоятельно пройдите сценарий обработки документа
под несколькими ролями в различных рабочих местах Docsvision.

Заказать звонок

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса

Заполняя настоящую форму, Вы подтверждаете свое полное согласие на обработку Ваших персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных". Обработка персональных данных ООО «ДоксВижн» осуществляется в соответствии Политикой ООО «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных, в которой также содержатся сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных.