Весь сайт
Весь сайт
Демо-центр

Административное делопроизводство

Решение «Административное делопроизводство» на базе платформы Docsvision, разработанное компанией «О3», позволяет автоматизировать документооборот органов исполнительной власти с учетом всех особенностей их деятельности. Система включает в себя комплекс подсистем и модулей, который позволяет охватить все аспекты работы с документами. Среди них «Обращения граждан и организаций», «Входящие письма», «Внутренняя переписка», «Задания», «Электронная подпись», «Жалобы на услуги», «Замещение сотрудников», «Отчёты», «Контроль распорядительных документов», «Согласования» и другие. 

Решение полностью соответствует законодательным документам РФ, регламентирующим вопросы документооборота в этой сфере:

  • Решение обеспечивает работу с обращениями граждан и организаций в соответствии с требованиями 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
  • Построена уникальная процессная модель автоматизации «Административное делопроизводство», удовлетворяющая всем требованиям Приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 8 ноября 2005 г. N 536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
  • Кроме того, предлагаемое решение соответствует Приказу №96 Минкомсвязи России от 01.04.2015 «Об утверждении плана импортозамещения программного обеспечения».

Бизнес-эффект

Использование решения «Административное делопроизводство» на базе Docsvision позволяет органам исполнительной власти:

  • Автоматизировать документооборот по всем основным направлениям деятельности;
  • Существенно сократить трудозатраты на обработку документов;
  • Использовать расширенные возможности по поиску, классификации, созданию документов, по анализу исполнительской дисциплины;
  • Улучшить трудовую дисциплину сотрудников с помощью формирования отчетов для оценки их работы;
  • Создать систему управления шаблонами документов в форматах Microsoft Word, Microsoft Excel.

Функциональные возможности

ПОДСИСТЕМА «ВХОДЯЩИЕ ПИСЬМА»

Подсистема «Входящие письма»

Подсистема «Входящие письма» не только обеспечивает работу с простой входящей перепиской, но и обладает расширенными функциями, большинство из которых используются и в остальных подсистемах документов:

- Тематический рубрикатор имеет возможность разграничения доступа по подразделениям, т.е. каждое подразделение видит только свои или общие тематики. Тематики можно выбирать из древовидного справочника или быстрым поиском по названию. В карточке можно указывать сразу несколько тематик.

- Комментарии для исполнителей. Регистратор может указывать в документе комментарии, которые будут видны исполнителям и рассматривающим документ.

- Расчет планового срока в соответствии со справочником разновидностей входящих документов. При этом могут учитываться выходные и праздничные дни.

- Проверка повторности письма (по данным о контрагенте). После подтверждения повтора данных регистрация продолжается, но в этом случае ссылки на предыдущие письма будут видны руководителю, рассматривающему документ.

- Подсчет количества страниц в приложенных файлах популярных форматов – TIFF, PDF, DOC и т.д.

- Продление срока исполнения документа. Поскольку сроки исполнения писем не регламентированы, руководитель может в любой момент на этапе исполнения документа увеличить срок исполнения.

 

ПОДСИСТЕМА «ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИЙ»

Подсистема «Обращения граждан и организаций»

Подсистема «Обращения граждан и организаций» реализует работу с обращениями граждан в соответствии с требованиями 59-ФЗ. Реализован большой спектр функций, достаточный для работы большого органа государственной власти или местного самоуправления:

- Работа с типовым общероссийским тематическим классификатором обращений граждан, что необходимо для отправки соответствующих отчетов. Классификатор можно обновлять, а перед импортом очищать от ненужных разделов.

- Продление сроков с автоматическим созданием письма заявителю с учетом ограничения на максимальный срок в 60 дней.

- Внешнее перенаправление обращения с автоматическим созданием письма заявителю и письма во внешнюю организацию.

- Внутреннее перенаправление обращения (на внутреннее подразделение, для больших оргструктур) с автоматическим созданием письма заявителю.

- Полное и частичное перенаправление. При полном - обращение исполняется при отправке заявителю письма о перенаправлении, при частичном – остается на исполнении.

- Личный прием руководителя. Карточка создается до приема, составляется реестр граждан на прием по созданным карточкам, после приема карточки регистрируются.

- Автоматическое определение района города на основании адреса заявителя (при использовании модуля «Контрагенты»). Используется для ведения статистики по районам или для автоматического направления в нужный район на исполнение.

- Фиксация обращений, перенаправленных другой организацией. Используется для получения соответствующей статистики.

- Проверка повторности обращения по расширенным критериям (с учетом даты и места регистрации). После подтверждения повтора ссылки на предыдущие обращения будут видны руководителю, рассматривающему документ.

- Уведомление заявителей по электронной почте о регистрации и исполнении обращения.

- Контроль исполнения обращения регистратором после исполнения поручений по документу и снятия их с контроля руководителем. Регистратор проставляет результат исполнения документа для получения статистики.

- Дополнительный контроль исполнителем. В случае длительных сроков исполнения обращение исполняется в предписанный законом 30-тидневный срок, но создается специальное дополнительное поручение по документу с произвольным сроком. По этому поручению могут быть даны дополнительные ответы заявителю.

 

ПОДСИСТЕМА «УСЛУГИ»

Порядок предоставления услуг регламентируется, как правило, отдельно для каждой услуги. Данная подсистема реализует широкий спектр функций, позволяющий в рамках одной системы настроить работу с разными услугами:

- Справочник документов позволяет указывать перечень обязательных и дополнительных документов, предоставляемых по каждой услуге, а также позволяет фиксировать фактически предоставленные заявителем документы и выводить их список в расписке о приеме документов.

- Справочник разновидностей услуг позволяет реализовывать в рамках одной базовой услуги различные варианты, отличающиеся плановым сроком исполнения и списками предоставляемых документов. В частности, это позволяет реализовать работу с платными услугами.

- Справочник подразделений, оказывающих услуги, позволяет настроить автоматическое заполнение в документе получателя и ответственного исполнителя при регистрации услуги в соответствующем подразделении.

- Внутриведомственное взаимодействие. Поскольку сроки исполнения услуг ограничены, при запросе данных в другом подразделении организации возникает проблема: если оформлять запрос документально через служебную записку, то на это уходит много времени; если делать запрос вне системы, то теряется контроль. Для решения проблемы настроено внутриведомственное взаимодействие, реализующееся через специальную карточку задания, которая создается одной кнопкой и позволяет контролировать получение результата.

Подсистема «Услуги»

- Фиксация результата исполнения услуги при исполнении заданий по услугам является обязательной. Это необходимо для получения соответствующей статистики и выгрузки данных во внешние системы при интеграции.

Услуга

 

ПОДСИСТЕМА «ВНУТРЕННЯЯ ПЕРЕПИСКА»

Подсистема обеспечивает работу с внутренней перепиской с учетом специфики разных подсистем и имеет расширенный список функций:

- Приложение бланка. Автоматическое определение типа бланка в зависимости от полей карточки и подразделения. Возможность самостоятельного добавления новых бланков администраторами с использованием готового набора выгружаемых полей, в том числе полей табличного типа. Защита форматирования бланков от изменения пользователями средствами MS Word.

Подсистема «Внутренняя переписка»

- Автоопределение подсистемы по полям карточки и по подсистеме связанного входящего. В зависимости от этого документ поступает регистраторам из соответствующей подсистемы.

- Автоопределение подразделения регистрации в зависимости от подписанта.

- Версионность документа. Ведется автоматически и отслеживает изменение файлов.

- Вставка регистрационной информации (дата, номер) в файлы при печати зарегистрированных документов.

 

ПОДСИСТЕМА «ИСХОДЯЩИЕ ПИСЬМА»

Функции подсистемы аналогичны подсистеме «Внутренняя переписка».

 

ПОДСИСТЕМА «КОЛЛЕГИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ»

Функции подсистемы аналогичны подсистеме «Внутренняя переписка», дополнительно реализовано:

- Регистрация при подписании. При подписании сразу же выделяется регистрационный номер и вставляется в бланк документа, после чего файл открывается для распечатки. Секретарю остается только проверить документ после подписания и отправить на исполнение.

- Динамическое создание нумераторов при регистрации. Если подходящий нумератор системой не находится, то автоматически создается новый по шаблону.

 

МОДУЛЬ «ЗАДАНИЯ»

Модуль реализует работу с поручениями различного вида, штатные функции переделаны для реализации работы помощник-руководитель и для оптимизации работы с большим количеством заданий. Реализованы следующие функции:

- Форма расписания резолюции. Вместо создания карточки задания по отдельности на каждого исполнителя дочерние задания создаются из текущего задания руководителя через специальную форму, что экономит время при большом количестве заданий и позволяет помощникам подготавливать проекты резолюций для утверждения руководителем. Форма расписания резолюции позволяет также настраивать соисполнение заданий, использовать шаблоны текстов заданий, добавлять сразу нескольких исполнителей, изменять плановые сроки с учетом установленных ограничений (не больше планового срока текущего задания и т.д.), редактировать данные дочерних заданий – текст, исполнителя, контролера. При этом реализовано автоматическое определение необходимости контроля задания в зависимости от его текста (если текст задания содержит определенные стоп-слова, например, «для сведения», то задание станет неконтрольным).

- Применение электронной подписи (ЭП) при утверждении резолюции на все дочерние задания.

- Задания с отложенным стартом - используются в распорядительных документах.

- Фильтрация заданий при отображении в дереве заданий. Удобна при поиске, если заданий по документу много.

- Продление срока исполнения задания. Через специальную форму исполнитель задания может указать желаемый срок. В зависимости от этого срока и подсистемы документа задание либо будет сразу продлено, либо будут созданы необходимые документы (письмо заявителю, докладная записка и т.д.). После их регистрации срок продлится.

- Отклонение задания. Причина фиксируется в комментариях, и задание возвращается автору.

- Направление задания на доработку. Причина фиксируется в комментариях, и задание возвращается исполнителю.

- Делегирование контроля. Делегировать можно неограниченное число раз с указанием признака возврата текущему контролеру.

- Автоисполнение заданий при регистрации связанных документов во исполнение.

- Интеллектуальное автоисполнение заданий при исполнении дочерних:

  • с копированием отчетов и ссылок на документы;
  • с проверкой, является ли контролер участником связанных документов;
  • с проверкой дополнительных условий для различных подсистем.

Модуль «Задания»

Задание

 

МОДУЛЬ «СОГЛАСОВАНИЯ»

Модуль «Согласования»

Модуль имеет расширенные функции и оптимизирован под организации с большим количеством согласований:

- Последовательные, параллельные и смешанные согласования с простой и удобной визуальной настройкой маршрута.

- Шаблоны согласований с делением по подразделениям организации и возможностью добавления шаблонов самими пользователями.

- Подчиненные согласования (вложенные). Согласующий может создать подчиненное согласование. Работа с формой при этом унифицирована с формой расписания резолюции из модуля задания.

- Внешние согласования. Предназначены для приостановки согласования в нужные моменты, чтобы автор мог вне системы получить согласование с внешней организацией и внести данные в систему. В дальнейшем внесенные данные по внешнему согласованию (организация, сотрудник и результат) отображаются в дереве согласования и в листе согласования.

- Реализована работа лингвистической службы с фиксацией замечаний из справочника для последующего построения статистических отчетов.
 

МОДУЛЬ «КОНТРОЛЬ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ»

Модуль реализует расширенный контроль при исполнении распорядительных документов и дополнительные функции: внесение изменений в действующие распорядительные документы, отмена действия, возврат на контроль, снятие с контрольного учета.

- Постановка на контроль. Регистратор перед отправкой документа на исполнение может настроить параметры контроля в соответствии с текстом документа. Контрольная форма унифицирована с формой расписания резолюции и позволяет добавлять группу исполнителей, настраивать отложенные задания, задавать текст, сроки исполнения, контролера и копировать параметры исполнения.

- Трехуровневый контроль. Состоит из контролера заданий, контролера документа и регистратора.

- Возврат на контроль. Осуществляется в случае, если контролер отклонил документ с проверки. Регистратор вносит изменения в параметры контроля и повторно рассылает документ на исполнение.

- Отмена действия. Если регистрируется распорядительный документ, отменяющий действие, то в связанных документах все задания отзываются.

- Внесение изменений. Если регистрируется распорядительный документ, вносящий изменения, то регистратору приходят связанные распорядительные документы для внесения изменений в параметры контроля.

Модуль «Контроль распорядительных документов»

 

МОДУЛЬ «ЖАЛОБЫ НА УСЛУГИ»

Реализуются дополнительные функции для обработки обращений граждан и обращений организаций, являющихся жалобами на оказание услуги или жалобами на отказ в предоставлении услуги для дальнейшего получения статистики по жалобам.

- Фиксация жалобы. При выборе разновидности жалобы автоматически рассчитывается плановый срок документа и открываются поля для выбора услуги, на которую поступила жалоба.

- Указание услуги, на которую поступила жалоба. Является обязательным, но может быть сделано не на начальном этапе регистратором, а на конечном этапе исполнителем.

Модуль «Жалобы на услуги»

 

МОДУЛЬ «НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ»

Модуль обеспечивает хранение документов в делах, разбивку дел на тома для построения специализированных отчетов и синхронизации мест хранения бумажных и электронных документов.

- Разграничение доступа по подразделениям. Различные подразделения видят только свою номенклатуру, либо номенклатуру подразделения регистрации документа.

- Управление справочником. Регистраторы могут самостоятельно добавлять и редактировать номенклатуру своего подразделения.

- Копирование номенклатуры в следующий год. Можно копировать все или выбранную ветку для того, чтобы не заводить каждый год номенклатуру заново.

- Разбивка по томам. Происходит визуально с учетом ограничения на количество страниц в томе, с возможностью ручного перемещения документа между томами. Также реализовано автоматическое добавление томов, расчет страниц в томе, корректировка количества страниц в документе прямо из карточки дела.

Модуль «Номенклатура дел»

 

МОДУЛЬ «ЗАМЕЩЕНИЕ СОТРУДНИКОВ»

- Полноценная работа за замещаемого. Осуществляется через специальные ролевые папки, которые появляются на время замещения. Также реализована работа за нескольких замещаемых одновременно.

- Специальная карточка для оформления замещения. Реализует разграничение прав на оформление временного замещения, позволяет просматривать журнал замещений по сотруднику и корректировать планируемые замещения.

- Перевод и увольнение. Карточка замещения позволяет администраторам осуществлять перевод сотрудника и его увольнение, включая перевод всех неисполненных поручений на ответственного за закрытие долгов сотрудника.

Модуль «Замещение сотрудников»

 

МОДУЛЬ «ОПЕРАТИВНЫЙ АРХИВ»

Модуль предназначен для улучшения быстродействия системы при хранении данных за несколько лет и стабилизации скорости работы при накоплении данных в течение продолжительного времени.

- Вытеснение данных прошлых лет в отдельные таблицы базы данных.

- Прозрачная работа с архивными данными для пользователей. Пользователь может искать и просматривать данные без дополнительных действий. Карточка поиска при указании интервала дат, затрагивающих архивный период, автоматически будет искать в архиве. При открытии карточки пользователем она автоматически выводится из архива для корректной работы стандартных функций, а при закрытии перемещается обратно в архив.

 

МОДУЛЬ «ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ»

- Журнал электронной подписи (ЭП). Для упрощения работы администратора позволяет просматривать список установленных сотрудникам сертификатов, отслеживать их сроки действия и планировать их заказ.

Модуль «Электронная подпись»

 

МОДУЛЬ «КАРТОЧКА ПОИСКА»

Позволяет обойти ограничения стандартных параметризованных поисков.

Модуль «Карточка поиска»

 

МОДУЛЬ «ОТЧЕТЫ»

Помимо простых журнальных отчетов, настроены статистические отчеты по исполнительской дисциплине.

Модуль «Отчеты»

Перечень обращений граждан

Справка о соблюдении сроков

 


О разработчике решения

Разработчиком решения «Административное делопроизводство» является сертифицированный партнер компании Docsvision – компания «О3», которая с 2008 года внедряет типовые решения и комплексные системы электронного документооборота, автоматизации бизнес-процессов и контроля исполнительской дисциплины на территории Уральского федерального округа. За годы работы был реализован ряд успешных проектов внедрения и сопровождения систем в государственных и муниципальных организациях.


Дополнительная информация

Если вас заинтересовало решение «Административное делопроизводство» на базе Docsvision, закажите презентацию. Мы расскажем вам о решении подробнее, проведем демонстрацию онлайн или у вас в офисе.

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

 
 
Docsvision Showcase
12 Гб

Docsvision Showcase

Демонстрационный стенд с развернутой системой.
Скачайте и самостоятельно пройдите сценарий обработки документа
под несколькими ролями в различных рабочих местах Docsvision.
Docsvision Showcase
12 Гб

Docsvision Showcase

Демонстрационный стенд с развернутой системой.
Скачайте и самостоятельно пройдите сценарий обработки документа
под несколькими ролями в различных рабочих местах Docsvision.

Заказать звонок

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса

Заполняя настоящую форму, Вы подтверждаете свое полное согласие на обработку Ваших персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных". Обработка персональных данных ООО «ДоксВижн» осуществляется в соответствии Политикой ООО «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных, в которой также содержатся сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных.