Весь сайт
Весь сайт
Демо-центр

Интерфейсные решения для пользователей системы Docsvision

Елена Толмачева

Елена Толмачева,
Технический писатель «ДоксВижн».

05.09.2014

Как правило, на предприятии в работе с документами бывает задействовано множество сотрудников, составляющих различные звенья управленческой цепи: начиная от секретарей, регистрирующих новые документы, и заканчивая топ-менеджерами, которые выполняют их окончательное утверждение и подписание. Основная часть сотрудников использует в повседневной работе уже внедренную и настроенную систему документооборота. Так как задачи у пользователей разные, логично предположить, что и способы взаимодействия сотрудников с системой документооборота также должны различаться.

При разработке пользовательских интерфейсов разработчиками систем документооборота учитывается множество факторов, среди которых важнейшими являются задачи, выполняемые различными категориями пользователей, и технические устройства, которые сотрудники предприятия используют для работы.

Для взаимодействия с системой Docsvision 5 может использоваться целый ряд интерфейсных решений, позволяющих пользователям управлять документами не только со стационарных компьютеров и ноутбуков, но и с различных мобильных устройств.

Так, максимальными возможностями будут обладать сотрудники предприятия, использующие для работы приложение Docsvision Навигатор. Средствами данного приложения может быть выполнен полный цикл работы с документацией, начиная от регистрации документа и заканчивая его сохранением в архиве.

Интерфейс приложения Docsvision Навигатор
Рис. 1. Интерфейс приложения Docsvision Навигатор.

После установки обычные пользователи получат не только доступ ко всем основным операциям документооборота, но и возможность персонализации интерфейса. С помощью настроек могут быть индивидуально изменены язык, цветовая схема и размер шрифта, настроена лента приложения, определены сочетания быстрых клавиш и цветовые метки.

Параметры Docsvision Навигатор
Рис. 2. Параметры Docsvision Навигатор.

Также у пользователей появляются возможности по управлению представлениями, добавлению и удалению пользовательских папок, формирования отчетов, экспорту и подписанию документов, а также выбору максимально удобного способа работы с карточками. Например, только создание карточки в Навигаторе может быть выполнено шестью различными способами, в том числе – с использованием заранее сохраненного шаблона или даже автоматически при сканировании штрих-кода бумажного документа.

Если установка описанного выше приложения по каким-либо причинам нежелательна, работать с системой Docsvision можно через браузер. Для этого предназначен дополнительный модуль Легкий клиент, ориентированный на руководителей среднего звена/исполнителей, не занимающихся регистрацией документов как основным видом рабочей деятельности, а использующих систему документооборота для исполнения или выдачи поручений и для выполнения согласования документов.

Интерфейс модуля Легкий клиент
Рис. 3. Интерфейс модуля Легкий клиент.

Параметры модуля позволяют рядовым пользователям самостоятельно выбирать предпочтительный вид представления (в том числе - использовать сортировку и фильтрацию данных), а также подключать или отключать папки (стандартные или виртуальные), настроенные и используемые в Docsvision Навигатор.

Выбор подключаемой папки Docsvision Навигатор
Рис. 4. Выбор подключаемой папки Docsvision Навигатор.

Таким образом, использование обычного ноутбука позволит сотруднику (при наличии доступа в интернет) работать с документами в любом месте и в любое время.

Для руководителей высшего звена, которые в большинстве случае предпочитают использовать для работы мобильные устройства, разработан специальный модуль Топ-менеджер, предполагающий управление документами через iPad или iPhone.

Интерфейс модуля Топ-менеджер для iPad
Рис. 5. Интерфейс модуля Топ-менеджер для iPad.

Интерфейс модуля адаптирован к типовым сценариям менеджера компании по выдаче распоряжений подчиненным сотрудникам и последующему контролю их исполнения, просмотру существующих документов и их утверждению, и при этом позволяет работать в режиме полной совместимости с системой Docsvision. Настройки пользовательского профиля предусматривают включение или отключение звуковых сигналов в процессе работы с приложением, а также разрешение или отмену обновления данных в соответствующем сценарном блоке в процессе синхронизации с Docsvision.

Интерфейс модуля Топ-менеджер для iPad
Рис. 6. Параметры профиля Топ-менеджер для iPhone.

Помимо специализированных модулей и приложений, для доступа к системе можно использовать решения, предназначенные для интеграции Docsvision со сторонними системами, в частности, с пакетом программ Microsoft Office. Такие модули предназначены для сотрудников (как руководителей, так и исполнителей), которые не являются постоянными пользователями системы Docsvision, однако по каким-либо причинам должны периодически принимать участие в ее процессах. К интеграционным решениям можно отнести модуль Менеджер для Outlook, при использовании которого на настроенный электронный почтовый ящик сотрудника будут приходить письма с уведомлениями о полученных в системе Docsvision заданиях. После открытия письма можно не только ознакомиться с описанием задания, но и выполнить ряд действий непосредственно из письма: взять задание в работу, делегировать, отклонить или завершить задание, согласовать приложенные к заданию файлы и отправить результат в автоматически сформированном ответном письме.

Интерфейс письма о получении задания
Рис. 7. Интерфейс письма о получении задания.

Еще одним решением для работы с Docsvision является Панель инструментов для Microsoft Office. После его установки при работе с MS Word, MS Excel и MS Outlook на ленте окон данных приложений будет доступна дополнительная вкладка, содержащая команды для создания объектов Docsvision.

Вкладка Docsvision ленты приложения Microsoft Word
Рис. 8. Вкладка "Docsvision" ленты приложения "Microsoft Word".

Помимо офисных программ, система Docsvision интегрирована с приложением Microsoft Lynс: в карточках системы в полях для выбора сотрудников имеется индикатор, цвет которого указывает на текущую активность пользователя (например, «свободен» или «занят»).

Индикатор активности сотрудника в MS Lync
Рис. 9. Индикатор активности сотрудника в MS Lync.

На предприятиях, где для обеспечения документооборота совместно с Docsvision используется система 1С, при помощи модуля Шлюз к 1С:Предприятие пользователи Docsvision смогут осуществлять обмен данными между системами, в том числе выполнять поиск, создание и удаление объектов 1C.

Стоит добавить, что при помощи специально разработанного шлюза к SharePoint система Docsvision может быть интегрирована с корпоративным web-порталом предприятия. В этом случае можно оптимально настроить пользовательский интерфейс, и, тем самым, повысить уровень комфорта сотрудников от использования системы.

Разумный подход к выбору подходящего для конкретных задач интерфейсного решения позволит максимально эффективно применять систему документооборота, что существенно расширит возможности всех используемых систем, а это - большой шаг к формированию из применяемого в различных целях программного обеспечения единого средства управления предприятием.

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса
 
 
  • Windows-клиент СЭД Docsvision

    Windows-клиент

    Скачайте приложение Docsvision и получите доступ ко всем функциям системы
  • Web-клиент СЭД Docsvision

    Web-клиент

    Доступ к основным функциям Docsvision из любого браузера и операционной системы.
  • Менеджер задач

    Менеджер задач

    Управляйте своими оперативными задачами и проектами на любом устройстве в web-интерфейсе
  • Топ-менеджер

    Топ-менеджер

    Мобильное приложение Docsvision для руководителя компании на iPad и iPhone

Заказать звонок

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса