Весь сайт
Весь сайт
Демо-центр

Интеграция Docsvision c приложениями Microsoft Office

Система электронного документооборота (СЭД) - это система, позволяющая организовать и автоматизировать работу с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла.

В современном мире сложно представить компанию (государственную или частную) не внедрившую или не планирующую внедрять СЭД. Еще сложнее найти компанию, не использующую Microsoft Office.

Для чего пользователям СЭД необходима интеграция с офисными приложениями?

Ответ на данный вопрос заложен в определении СЭД, базисной единицей которой является электронный документ.

Электронный документ – это документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Таким образом, любой современной СЭД необходима интеграция с офисными приложениями для того, чтобы:

  • Создавать и редактировать файлы,
  • Экспортировать файлы любых форматов,
  • Открывать их из систем документооборота,
  • И т.д.

СЭД Docsvision предоставляет вышеперечисленные возможности за счёт интеграции с Microsoft Office.

Основной причиной, по которой компания Docsvision интегрируется именно с Microsoft Office – это, несомненно, популярность данного офисного пакета в России и базирование платформы Docsvision на технологиях Microsoft.

Как осуществляется интеграция Docsvision с Microsoft Office?

Основными средствами интеграции СЭД Docsvision с приложениями MS Office являются шлюз и надстройки (расширения).

Шлюз обеспечивает обмен данными между системами. Примером может служить маршрутизация заданий Docsvision.

Надстройки в основном служат для привнесения нового функционала в существующее приложение. Примерами надстроек являются специально разработанное приложение «Менеджер для Outlook» и программа установки модуля интеграции с MS Outlook, входящая в комплект поставки приложения «Управление совещаниями».

Разработанные средства интеграции позволяют осуществлять двустороннее взаимодействие системы Docsvision и приложений MS Office.

Какие основные сценарии работы покрываются за счёт интеграции?

Работать с файлами, хранящимися в карточках документов, можно непосредственно из приложений Microsoft Office. Для этого при установке СЭД Docsvision в приложениях Microsoft Office появляется дополнительная панель инструментов Docsvision, а также соответствующий дополнительный пункт в главном меню этих программ, дублирующий команды панели инструментов. Этот встраиваемый инструмент позволяет работать с файлами документов соответствующих форматов, прямо из программы Microsoft Office:

  • Редактировать файлы, присоединенные к карточкам документов;
  • Присоединять редактируемые документы к существующим карточкам документов или создавать специально для них новые карточки для хранения.

При этом поля карточки документа Docsvision автоматически синхронизируются со свойствами документа Microsoft Office.

Простые отчеты в Docsvision формируются в виде таблиц Microsoft Excel, в частности, любые представления для сохранения, графической аналитики и печати.

На основе интеграции СЭД Docsvision и Microsoft Outlook разработано приложение «Менеджер для Outlook» и расширение для MS Outlook в приложении «Управление совещаниями».

 «Менеджер для Outlook» - полнофункциональный клиент Docsvision, встроенный в привычное пользователю приложение позволяет, не выходя из Outlook:

  • Создавать задания Docsvision и контролировать их исполнение;
  • Отправлять задания по электронной почте;
  • Выполнять задания Docsvision;
  • Согласовывать документы Docsvision.

Интеграция СЭД с MS Office - приложение «Менеджер для Outlook»
Рис. 1 Список заданий Docsvision в приложении «Менеджер для Outlook»

Установка расширения для Microsoft Outlook в приложении «Управление совещаниями» привносит новый сценарий работы при организации встреч/совещаний из Outlook, а именно, по нажатию на установленную расширением кнопку в панели инструментов встречи Outlook автоматически создаётся совещание в СЭД Docsvision со всей необходимой функциональностью – от согласования повестки и списка участников до утверждения протокола и контроля исполнения решений совещания:

Интеграция СЭД c MS Office - Кнопка «Перенести в Docsvision» в панели инструментов встречи Outlook
Рис. 2 Кнопка «Перенести в Docsvision» в панели инструментов встречи Outlook

Таким образом, интеграция Docsvision c Microsoft Office расширяет возможности пользователя при работе как с СЭД, так и с электронной почтой и увеличивает эффективность его работы.

Автор: Елена Соловьёва, бизнес-аналитик «ДоксВижн».

 

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса
 
 
  • Windows-клиент СЭД Docsvision

    Windows-клиент

    Скачайте приложение Docsvision и получите доступ ко всем функциям системы
  • Web-клиент СЭД Docsvision

    Web-клиент

    Доступ к основным функциям Docsvision из любого браузера и операционной системы.
  • Менеджер задач

    Менеджер задач

    Управляйте своими оперативными задачами и проектами на любом устройстве в web-интерфейсе
  • Топ-менеджер

    Топ-менеджер

    Мобильное приложение Docsvision для руководителя компании на iPad и iPhone

Заказать звонок

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса