Весь сайт
Весь сайт
Демо-центр

Разработка первой редакции проекта национального стандарта ГОСТ Р «Информация и документация – Процессы конверсии и миграции электронных документов»

23.10.2014 Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн» Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн»
Разработка государственных стандартов необходима, но недостаточна для претворения в жизнь задач, на реализацию которых направлены стандарты. Именно это мы наблюдаем сейчас. 
 
Организация долгосрочного хранения документов в электронном виде возможна в двух случаях. Во-первых, в случае, если необходимость в документах долгосрочного хранения испытывает сама организация, сама несёт за это полную ответственность, никто другой в этом не заинтересован и организацию не обязывают каким-то образом предоставлять эти документы контрольным, фискальным, судебным или другим инстанциям. В этом случае, форматы, способы и процедуры хранения формирует сама организация. Сегодня в этом практически нет ограничений: любая организация, проведя определенную организационно-техническую подготовку, в состоянии перейти на безбумажные способы организации хранения. 
 
Во втором случае - когда документы долгосрочного хранения должны передаваться или предоставляться внешним инстанциям (например, передаваться в госархив или предоставляться в суд и пр.) - необходимы четко проработанные форматы для хранения электронных документов и регламенты передачи их в соответствующие органы. 
 
Для этого ситуация пока, мягко говоря, не идеальна. Определенные усилия, конечно, предпринимаются государством, но пока успехи незначительны – имеется регламентная база для организации хранения некоторых документов первичной бухгалтерской отчетности, документов, передаваемых в налоговые органы. Также созданы условия для перехода на безбумажный документооборот в области договорной деятельности и ряда отраслевых стандартов по организации документооборота. Основным препятствием являются как раз документы долгосрочного хранения – документы кадрового документооборота, документы, которые могут быть переданы в гос. архив, документы, которые могут быть востребованы для рассмотрения в судебных инстанциях и прочее. Разработка стандартов и регламентов – задача ближайшего времени.
 
Описываемый стандарт, к сожалению, не решает этих проблем, так как описывает не сами стандарты и регламенты, а набор организационных и технических мероприятий, которые необходимо реализовать в организации, которая переходит на безбумажное долгосрочное хранение документов. Однако наличие такого стандарта позволяет организациям, планирующим переход на безбумажное хранение документов, оценить  «масштаб» проблемы и правильно спланировать необходимые подготовительные работы.
 
Кроме того, он практически содержит полный набор необходимых регламентов и процедур для сопровождения работы архива. Таким образом, стандарт формирует необходимую инфраструктуру и готовит почву для более безболезненного внедрения безбумажных технологий в случае введения соответствующих регламентов. Он уже сейчас может служить ориентиром для формирования регламентов сопровождения электронных внутриорганизационных архивов первого типа.
 
 

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса
 
 
  • Windows-клиент СЭД Docsvision

    Windows-клиент

    Скачайте приложение Docsvision и получите доступ ко всем функциям системы
  • Web-клиент СЭД Docsvision

    Web-клиент

    Доступ к основным функциям Docsvision из любого браузера и операционной системы.
  • Менеджер задач

    Менеджер задач

    Управляйте своими оперативными задачами и проектами на любом устройстве в web-интерфейсе
  • Топ-менеджер

    Топ-менеджер

    Мобильное приложение Docsvision для руководителя компании на iPad и iPhone

Заказать звонок

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса