Весь сайт
Весь сайт
Демо-центр

Журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота»

30.10.2015 Современные технологии делопроизводства и документооборота

Как интегрировать методики процессного, директивного, ситуационного, проектного управления и их инструменты в корпоративной информационной системе? Ведущий специалист по делопроизводству, Тверская обл.


Владимир Андреев, президент компании ДоксВижн:

Для начала кратко о том, в чем состоит различие перечисленных вами методик. Ситуативное управление – это наименее формализованный из всех упомянутых способов управления, направленный на решение уникальных задач в реальном времени. Это задачи, которые, как правило, либо не автоматизируются вовсе, либо для их решения используется обычная электронная почта. Например, оперативное определение целей, распределение работ, организация совещаний и фиксация их результатов, обеспечение контроля исполнения и достижения необходимых результатов Директивное управление – более формализованная методика, закрепленная в документах: все действия по достижению тех или иных целей сопровождаются приказами, служебными записками и пр., а средством автоматизации данного контура управления является СЭД. Проектное управление направлено на реализацию уникальных, но длительных проектов. Помимо организации работ, проектное управление включает в себя задачи планирования ресурсов проекта, их оптимизации по ходу исполнения проекта и т. д. Для автоматизации данного вида управления используют системы управления проектами, например, Microsoft Project. И, наконец, процессное управление используется в случае регулярных, повторяемых процессов для получения их количественных оценок – метрик – и принятия решения об их оптимизации. Средством автоматизации процессного управления служат BPM-системы (Business Process Management System). Несмотря на существенные различия перечисленных методик управления и средств их автоматизации в них есть много общего. Они содержат такие объекты, как задания, с которыми работают конечные исполнители. Задание включает, как правило, те или иные документы или другие информационные объекты, срок его исполнения, имя исполнителя или группы исполнителей. Иногда задание может содержать различные варианты его завершения (согласовать, отклонить) и необходимость ввести те или иные данные. В зависимости от специфики задание может быть делегировано, разбито на более мелкие задачи, его можно отклонить или изменить срок его исполнения. Задание может содержать указание на контроль его исполнения. Работа с заданием может быть сложно организованным процессом. Для контроля исполнения заданий в различных контурах управления могут потребоваться объединенные отчеты, средства контроля и уведомления. Таким образом, в идеальной информационной системе независимо от источника задания все они для конечных пользователей будут выглядеть унифицировано – как с точки зрения интерфейса, так и с точки зрения средств контроля. Сегодня для реализации функций агрегации заданий, формируемых в различных контурах управления, лучше всего подходят СЭД, т. к. средства работы с заданиями и средства их контроля реализованы в них в максимальной степени.


Какие проблемы со стороны заказчика препятствуют формированию рынка ЮЗЭД? Начальник бюро делопроизводства, г. Пермь

Владимир Андреев, президент компании ДоксВижн:


Имеются как объективные, так и субъективные сложности в реализации проектов по переходу на юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭД). Объективно не доработаны некоторые методические и технические вопросы: прежде всего, это обеспечение долгосрочного хранения документов, подписанных электронной подписью, и передача их на государственное хранение. Это препятствует полному отказу от бумажных документов. Другая системная проблема – отсутствие регламентов и нормативной базы для рассмотрения электронных документов в судах любых инстанций, что вызывает сомнения по поводу перехода на ЮЗЭД и у коммерческих организаций. Несмотря на то что проблемы работы с ЮЗЭД могут быть преодолены в каждом конкретном случае, их решение на уровне нормативной базы существенно ускорило бы процессы перехода. Основные сложности отказа от бумаги носят не объективный, а субъективный характер: переход на ЮЗЭД – это определенная революция в сложившихся бизнес-процессах, а такого рода изменения всегда встречают сопротивление, его преодоление требует воли и усилий от руководства компании. К тому же, переход на ЮЗЭД требует существенных инвестиций. Они быстро окупаются, но вкладывать средства в условиях кризиса для многих оказывается сложным.


Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

 
 

Заказать звонок

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса

Заполняя настоящую форму, Вы подтверждаете свое полное согласие на обработку Ваших персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных". Обработка персональных данных ООО «ДоксВижн» осуществляется в соответствии Политикой ООО «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных, в которой также содержатся сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных.

// для сокрытия лишних сообщений от твитера, 2017-06-21