Журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота»

• 10 июля 2015
• Публикации в СМИ о СЭД Docsvision

Каковы на сегодняшний день требования к коллективной работе с данными компании? За счет каких инструментов они могут быть реализованы? Начальник общего отдела, г. Тюмень

Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн»: Разные данные требуют разных подходов. Для официальных документов главными требованиями являются четкое следование утвержденным шаблонам и регламентам процессов их обработки. Это юридически значимые документы, и соблюдение всех формальных требований для них является необходимым условием. Для официальных документов используется система электронного документооборота (СЭД). При работе по созданию документов, а зачастую именно этим занято подавляющее большинство сотрудников, особенно в коммерческих организациях, основные требования другие – это простота, отсутствие непонятных полей в карточках документов, свобода от жестких регламентов до начала процесса официального утверждения. В большинстве случаев сейчас в организациях в качестве инструментов взаимодействия и коллективной работы используются файловые серверы, локальные диски рабочих станций пользователей и электронная почта. Попытки распространить СЭД на коллективную работу с рабочими документами обычно терпят неудачу – СЭД слишком сложная, неудобная и жесткая среда для большинства пользователей. В последней версии платформы Docsvision 5.4. мы реализовали функциональность менеджера рабочей группы, в которой все работают без жестких регламентов, электронная почта для коллективной работы не нужна, но когда приходит пора переводить документ в официальный статус, подключается СЭД со всеми жесткими регламентами и правилами. В этой регламентированной работе участвуют только руководители подразделений.

Как можно упростить работу по обработке обращений граждан? Начальник ОДОУ, г. Омск
Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн»: Сама по себе работа с обращениями граждан не сложная – сложен контроль за соблюдением установленных законодательством требований к этой работе (Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»), особенно когда поток обращений огромен – сотни и тысячи. Для упрощения контроля лучшим способом является автоматизация. Обычно функциональность работы с обращениями граждан реализуется как расширение или приложение к уже имеющейся в организации СЭД.