Весь сайт
Весь сайт
Демо-центр

Электронный документооборот: новый этап развития?

09.07.2018 Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн» Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн»

Ответы на вопросы журналистов IT-Manager вылились в большое интервью, в котором мы делимся свежим взглядом на ситуацию на рынке и фиксируем достижения на момент лета 2018. Приятного прочтения!  

Какие технологические тенденции на рынке СЭД вы считаете наиболее актуальными и востребованными?

Рынок СЭД в последние годы переживает достаточно серьезные изменения: это вызвано расширением как контекстов использования СЭД, так и номенклатуры процессов. Классические задачи делопроизводства отходят на второй план - помимо них, в большинстве новых проектов встречаются задачи ещё трёх типов: 

•    создание разного рода электронных архивов. В связи с этим особо востребованной становится возможность СЭД обрабатывать большие массивы файловой информации, обеспечивать современные средства семантического поиска, поддерживать все необходимые инструменты для обработки безбумажных документов и пр.
•    автоматизация разнообразных процессов, т.е. создание приложений с использованием инструментов workflow-автоматизации. Это требует определённых инструментов моделирования процессов, настройки форм и пр.
•    создание специализированных приложений, т.е. более сложных, ориентированных на работу отдельных подразделений компании (например, юридических служб) или специализированных отраслевых решений (например, автоматизация работы кредитного комитета банка). Для создания таких приложений СЭД должна предоставить развитый и гибкий инструментарий разработки решений.

При этом все более актуальной становится возможность строить проект внедрения по принципам Agile: это требует от систем наличия соответствующих инструментов – средств Low-code разработки решений и наличия механизмов итеративной разработки. В последнее время стали востребованы (хотя пока это больше инновационные проекты) инструменты искусственного интеллекта - например, для поиска несущественных отклонений в большом потоке однотипных документов.
В целом системы СЭД развиваются достаточно бурно и разнообразно.  
 
Основной заказчик СЭД/ECM-систем - это госсектор. Насколько повлияла на этот рынок тенденция к импортозамещению? Стали ли российские решения намного популярнее?
Политика импортозамещения безусловно влияет - в первую очередь, на крупные госкорпорации. Если раньше это была вотчина Documentum, то теперь в проектах участвуют и российские решения на платформах СПО, и полностью российские разработки, на собственных российских платформах, например, Docsvision. Мы вовремя подготовились к замещению западных ECM, выпустив специальную редакцию Docsvision ECM, масштабируемую до 100+ тысяч одновременных пользователей и работающую на отечественной СУБД PostgreSQL. Значительный рост доли отечественных платформ наблюдается и в решениях класса «электронный архив» - то, что называется «за границами канцелярии». Ну а в области делопроизводства органов власти и местного самоуправления отечественные системы и раньше занимали ведущие позиции.

Сегодня все говорят о цифровой трансформации бизнеса. Как СЭД/ECM-системы поддерживают этот процесс? Насколько они гибкие и адаптивные к новым реалиям, в которых приходится работать заказчикам?
Цифровая трансформация – очень широкое понятие, но в первую очередь оно связано с отказом от «бумаги» на всех этапах работы с информацией. Это минимальный уровень процесса цифровой трансформации, и именно эту задачу решают системы документооборота. СЭД автоматизирует как раз те процессы, в которых отойти от «бумаги» сложнее всего, и от того, насколько эта задача будет решена, зависит в значительной степени успех процесса этой трансформации. В целом современные СЭД накопили достаточно инструментов для решения этой задачи, и тормозит этот процесс, скорее, не инструментарий, а административная косность и, порой, отсутствие нормативной базы. Если в ходе реализации тех или иных проектов мы сталкиваемся с отсутствием каких-то функций, то их доработка не является проблемой: архитектура современных платформ достаточно открыта, чтобы реализовывать их без особых затруднений.

С электронным документооборотом все более-менее ясно, а насколько востребована функциональность ECM-систем российскими заказчиками? Все ли готовы к ней?

По происхождению ECM изначально использовались как корпоративные архивы, в которых в электронном виде хранятся все документы компании – и корреспонденция, и организационно-распорядительные, и учетные. Основными задачами такого архива были быстрый поиск нужных документов, управление доступом и выполнение требований государственных регуляторов. В России ECM-платформы использовались как электронный архив делопроизводства в крупнейших организациях, где необходимо масштабирование на большое количество пользователей и объемы документов, создание и управление как централизованными, так и распределенными решениями, встраивание в инфраструктуру современного ЦОД. Хранение учетной документации, финансовой и производственной (наряды, табели, сменные задания, отчеты), как правило, организовывалось в специализированных приложениях – ERP, MES, PLM и других. В связи с цифровизацией экономики многие предприятия осознают ущербность такого «островного» подхода и ищут единую платформу для хранения разнообразных видов документов и автоматизации соответствующих бизнес-процессов. В этой связи присущая платформе Docsvision гибкость, позволяющая конструировать любые новые виды документов, их бизнес-логику, жизненный цикл и автоматизировать бизнес-процессы, интегрируясь в смежные информационные системы, становится решающим преимуществом. Мы выделяем это направление в стратегии развития продукта в направление Low-code платформы. На рынке электронных архивов, в таком их понимании, наблюдается значительный рост, в отличие от стагнирующего рынка делопроизводственных решений. 

Отраслевая специфика в проектах СЭД/ECM: насколько эта тенденция заметна на рынке?
Тут стоит отделить СЭД как делопроизводство и управление административными процессами от ECM как от платформы электронных архивов. В СЭД отсутствует заметная отраслевая специфика, все строится по традиционным российским практикам делопроизводства, а вот в области электронных архивов (ECM) наблюдается как функциональная, так и отраслевая специализация. Например, формируются субрынки систем процессами аудита, претензионно-исковой работой, архивом технической, эксплуатационной и ремонтной документации. Примеры отраслевых решений – это управление производством приборов электроавтоматики, процессы подключения абонентов в энергосетевых компаниях, конструкторский архив серийного машиностроительного предприятия и другие. Рынок электронных архивов формируется фрагментированным – по сути это рынок отдельных приложений, объединенных общей платформой данных и общей технологией разработки.

Насколько широко применяется технология блокчейн в электронном документообороте и управлении корпоративным контентом? Способна ли эта технология революционным образом изменить всю индустрию СЭД/ECM?
Технологии блокчейн, конечно, очень интересны и приоткрывают огромные революционные перспективы развития IT вообще. Прежде всего, это связано с возможностью полного тотального контроля за всеми транзакциями в определенном контуре обработки информации, к которым имеется доверие по умолчанию - это позволит делать все процессы абсолютно прозрачными и гарантированно надежными. В свою очередь, это может радикально изменить понятие «документ», а может быть нам придется и вовсе отказаться от него. Однако, те реализации этого подхода, которые имеются сегодня, вряд ли применимы в реальных бизнес-задачах: это связано и со стоимостью транзакций, и с производительностью, и с механизмами обеспечения консенсуса доверия. Возможно, в ближайшем будущем будут найдены подходы к решению этой задачи, применимые в реальных процессах. И когда они будут найдены, потребуется некоторый период для придания им юридической силы и соответствующей нормативной подготовки. Если это случится, то возможно нас ждут просто феноменальные изменения в отрасли - и, возможно, тогда мы уже не будем говорить о системах документооборота вообще. Но это пока только возможная перспектива. Сейчас, несмотря на наличие определенных пилотных проектов по интеграции текущих технологий блокчейн в СЭД, реального платежеспособного спроса они не находят. 

Как грамотно рассчитать эффект от внедрения СЭД/ECM-системы? Насколько разборчивее стали заказчики в вопросах окупаемости систем?
Эффект от внедрения СЭД (сокращение сроков обработки и согласования документов, уменьшение потребления бумаги и т.п.) чаще всего считают только формально для обоснования инвестиций в проект. По существу СЭД оценивается как центр затрат и ключевым показателем тут является общая стоимость владения (ТСО), которая чаще всего сводится исключительно к стоимости лицензий и проекта внедрения, поскольку все остальное владение отходит в накладные расходы. С ECM и электронными архивами все интереснее – там, как правило, можно выделить бизнес-процесс, имеющий определенную немалую стоимость и/или образующий определенную часть ценности в продукции предприятия. Экономика такого процесса является естественным масштабным фактором для ECM и легко вычислить такой эффект, как снижение стоимости процесса или увеличение ценности (оборота и оборачиваемости). Тут уже роль играет не ТСО, а ROI – окупаемость и возврат инвестиций. И бюджеты там совсем другие, и владельцы этих бюджетов относятся к проектам иначе. Это формирует определенный психологический барьер между решениями СЭД и ECM в рамках одного предприятия - они могут иметь разных владельцев, у каждого из которых свои цели и требования.

Оказывают ли существенное влияние новые технологии, такие как Искусственный интеллект и Большие данные на индустрию ECM-решений или это влияние - дело будущего?
По мере процесса цифровизации, безусловно, применение ИИ будет увеличиваться, и чем больше данных будет накапливаться в системах СЭД, тем более эти технологии будут применяться: уже проработаны десятки возможных сценариев применения ИИ в типовых процессах СЭД. Роль ИИ в корпоративном управлении и процессах СЭД безусловно будет расти (это аксиома, которая уже не обсуждается). ИИ поможет решать рутинные задачи и высвободит живым сотрудникам время на действительно творческую работу. Сегодня технологии ИИ делают пока робкие, но уже реальные шаги, в первую очередь, это задачи распознавания текстов и форм, интеллектуального поиска, авто-классификации и авто-атрибутирования. Известны отдельные проекты, где ИИ используется для автоматической маршрутизации документов, нормо-контроля, поиска отклонений в массивах документов и пр. Конкретных применения разнообразны и их номенклатура будет безусловно расти.

Облачные СЭД/ECM-системы: их плюсы и минусы. В каких случаях и для каких компаний они будут оптимальным выбором? Вытеснят ли они с рынка традиционные системы или останутся и те и другие? 
Облачные технологии проникают повсеместно. Другое дело, что на корпоративном рынке в форме частных облаков, а на рынке малого и среднего бизнеса – в форме публичных облаков и SaaS. Вообще рынок публичных облачных СЭД сжимается с обеих сторон – снизу его обрезают Microsoft Azure, Google Docs и аналогичные отечественные решения, а сверху – появление специализированных платформ для торговой деятельности, включая и бухгалтерский учет, и налогообложение (например, проекты Сбербанка) и Low-Code платформ автоматизации внутренних бизнес-процессов. Частные корпоративные облака будут развиваться в сторону децентрализации разработки и развития приложений в едином пространстве документов и справочников. Это связано с цифровой экономикой непосредственно – проявление тенденции инсорсинга разработки корпоративных приложений, в которых «прошиты» ноу хау и конкурентные преимущества предприятия. Свою задачу мы видим в развитии гибкой, масштабируемой платформы с высокой надежностью, производительностью, автоматизацией сервисов поддержки и эксплуатации.

С полной версией обзора, поготовленного при участии наших коллег - ведущих экспертов рынка СЭД/ECM - можно ознакомиться на сайте издания

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

 
 

Заказать звонок

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса

Заполняя настоящую форму, Вы подтверждаете свое полное согласие на обработку Ваших персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных". Обработка персональных данных ООО «ДоксВижн» осуществляется в соответствии Политикой ООО «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных, в которой также содержатся сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных.