Весь сайт
Весь сайт
Демо-центр

Статья «СЭД нужно внедрять быстро»

14.08.2014 Сергей Пуцин, руководитель продуктового направления «ДоксВижн» Сергей Пуцин, руководитель продуктового направления «ДоксВижн»

В статье изложен взгляд на имеющиеся подходы к внедрению СЭД. Есть вариант постепенный: от меньшего к большему, начинающийся с пилотного проекта и постепенно распространяющийся на остальных пользователей, а есть вариант кинуться в омут с головой и охватить сразу все и всех.

Плюсы и минусы обоих вариантов понятны, и что выбрать - каждая организация будет решать индивидуально, исходя из своих реалий и возможного влияния имеющихся рисков, но стоит взглянуть на это еще и под другим углом.

Действительно, в настоящий момент все еще преобладает подход, при котором внедрение СЭД проходит поэтапно, вовлекая на первых этапах лишь малую часть сотрудников организации, но что такое полномасштабное внедрение СЭД?

Масштаб внедрения СЭД, как правило, оценивают по количеству вовлеченных в систему пользователей, однако есть и другой аспект – количество и вид автоматизируемых бизнес-процессов. 

Зачем нужна СЭД

Понимание того, для решение каких задач предназначена СЭД, напрямую связано с масштабами ее внедрения. 

Нужно сказать, что даже спустя 20 лет существования рынка, большинство заказчиков, выбирая СЭД, держат в голове именно задачи автоматизации канцелярии. Это всего лишь одна из многих областей применения системы электронного документооборота и уж, конечно, она не может охватить всех сотрудников организации просто потому, что в этот контур автоматизации включено ограниченное количество пользователей. Это как раз пример второго подхода к оценке масштаба внедрения. 

Ведь если говорить об электронной почте, то сложно найти примеры, когда она внедрялась бы на 5% сотрудников, а остальным предлагалось работать по старинке, что и не удивительно: это инструмент, к которому все привыкли, понимают, зачем он нужен, как с ним работать, и без почты работать просто не могут. Но применительно к СЭД такого пока сказать невозможно.

Однако современные СЭД достигли уже значительного уровня зрелости и все чаще в сознании людей начинают выходить за рамки канцелярии и охватывать все больше самых разнообразных процессов, вовлекая в них все больше пользователей и уже не только профессиональных делопроизводителей, но и рядовых сотрудников, которым нужно просто где-то хранить свои документы в электронном виде и обеспечить возможность совместной работы с ними внутри рабочих групп.

Что же мешает ускориться

Несмотря на то, что технически и функционально современные СЭД/ECM – системы уже готовы к полномасштабным внедрениям, тем не менее что-то по-прежнему сдерживает эти процессы.

Есть несколько основных факторов, препятствующих продвижению такого подхода к внедрению:

  • «СЭД для канцелярии». Пока в головах людей будет преобладать эта доктрина, скорее всего, ничего радикально изменить не получится. Безусловно, и сами производители СЭД должны способствовать изменению таких взглядов, развивая и популяризируя новые функциональные возможности своих систем.
  • «Человеческий фактор». Об этом везде и много говорят, как раз недавно попалась неплохая статья на эту тему. Увы, это данность, с которой приходится иметь дело практически при любом внедрении, ну и если возвращаться к теме масштабности внедрения, то чем больше масштаб, т.е. чем больше разнообразных процессов и пользователей включается в проект, тем большее влияние начинает играть этот пресловутый «Человеческий фактор».
  • Сложность СЭД. Зачастую сложный интерфейс, содержащий огромное количество избыточной и сложной функциональности, не нужной большинству пользователей, отпугивает их. Недостаточная мобильность и сложность разворачивания системы на рабочих местах пользователей. Этот фактор отчасти является мнимым, поскольку все подобные технические ограничения практически сняты.

•Крупнее внедрение – больше риски. Действительно, чем больше охват автоматизации, тем больше возрастает вероятность рисков, но большинство из них связано со всеми вышеперечисленными факторами напрямую или являются их производными.

Всем или не всем

Скорее всего, всем, и можно сразу! Главное - определиться с тем, зачем это нужно, и что пользователи получат в замен. Четкое понимание того, для чего может быть применима СЭД и какую пользу из нее извлекут абсолютно все пользователи, способствует преодолению всех стоп-факторов, многие из которых сейчас уже живут только в голове.

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса
 
 
  • Windows-клиент СЭД Docsvision

    Windows-клиент

    Скачайте приложение Docsvision и получите доступ ко всем функциям системы
  • Web-клиент СЭД Docsvision

    Web-клиент

    Доступ к основным функциям Docsvision из любого браузера и операционной системы.
  • Менеджер задач

    Менеджер задач

    Управляйте своими оперативными задачами и проектами на любом устройстве в web-интерфейсе
  • Топ-менеджер

    Топ-менеджер

    Мобильное приложение Docsvision для руководителя компании на iPad и iPhone

Заказать звонок

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса