Весь сайт
Весь сайт
Демо-центр

Управление документооборотом

Тотальный переход современных деловых отношений в сферу электронного обмена информацией привел к тому, что привычная система документооборота стала нуждаться в существенном видоизменении. Хранение большого объема корпоративных бумаг в архиве, пересылка отчетов почтовым способом и использование услуг курьера для передачи договора контрагенту — это действия, требующие больших затрат времени и человеческих ресурсов. Именно поэтому вопрос перемещения входящей и исходящей корреспонденции на предприятии постепенно перешел в нематериальную область электронной передачи информации.

Управление документооборотом — это термин, который возник одновременно с началом разработки специального программного обеспечения в виде СЭД. По своей сути он обозначает некий автоматизированный функционал, призванный облегчить процесс хранения, группировки, поиска и архивирования корпоративной информации на предприятии.

Официальная документация предназначена для полноценного ведения хозяйственной деятельности и дальнейшего составления различных отчетов. Любой приказ, договор, акт или счет в организации последовательно проходят этапы создания, подтверждения, отправки, завершения действия и сдачи в архив. Организация движения всех рабочих файлов не должна противоречить положениям законодательства.

Чем дольше существует юридическое лицо, активно ведущее свою деятельность, тем больше у него накапливается договоров. Для них необходимо заводить специальный реестр. Все входящие документы нуждаются в регистрации. Со временем может возникнуть необходимость найти данные по сделке, проведенной несколько лет назад. Чтобы все эти процессы не вызывали непредвиденных задержек или проблем (несвоевременное согласование, утеря данных), необходимо организовать грамотное управление документооборотом. Максимально облегчить его помогают готовые автоматизированные решения — системы электронного документооборота (СЭД). С их помощью можно упорядочить и усовершенствовать хранение и обмен информацией как внутри организации, так и при сотрудничестве с другими бизнес-субъектами.

Преимущества управления документооборотом в электронном формате

Использование систем электронного документооборота позволяет переложить рутинные, но важные рабочие процессы на программу, которая не допускает ошибок и не ограничена рабочим днем. Помимо этого, автоматизированные решения привносят следующие положительные моменты и преимущества:

  • гарантия сохранности документов;
  • сокращение времени на поиск и согласование важной рабочей информации;
  • уменьшение объема бумажной документации;
  • возможность хранить все типы файлов: видео, схемы, графики, презентации;
  • унификация процессов обработки данных;
  • контроль движения документов и исполнительной дисциплины;
  • обеспечение конфиденциальности и высокого уровня безопасности информации.

После внедрения СЭД на предприятиях наблюдается общее повышение работоспособности и уровня удовлетворенности рабочим процессом. Персонал освобождается от выполнения однотипных действий и имеет возможность вести эффективную деятельность в соответствии с должностными обязанностями.

Задачи, решаемые в процессе управления документооборотом

Управление документооборотом — важная область функционирования компании независимо от рода ее деятельности. Сложно достигать больших объемов продаж и заключать выгодные сделки, когда система не налажена, данные постоянно теряются, а переизбыток неупорядоченной информации задерживает работу занятых в этой сфере сотрудников. Эффективная система управления призвана оперативно решать следующие задачи:

  • грамотная организация и взаимодействие бухгалтерского, налогового и управленческого учета;
  • своевременное реагирование на важные входящие документы — постановления государственных органов, выгодные коммерческие предложения, претензии от покупателей или поставщиков (особенно актуально в случаях, когда информация касается сразу нескольких подразделений и требует быстрого ответа или принятия соответствующих мер);
  • организация своевременной обработки заявок и обеспечение автоматизации повторяющихся операций;
  • отслеживание внутренних рабочих процессов с целью определения продуктивности работы, достижения плана и необходимости начисления премий и поощрений;
  • сбор предложений сотрудников по улучшению системы, воплощение в жизнь идеи эффективной обратной связи;
  • организация удобного взаимодействия связанных служб и отделов на предприятии.

Данные задачи должны решаться в рамках управления документооборотом независимо от того, в каком виде он реализован — цифровом или бумажном. Но при использовании электронных систем продуктивность работы возрастает в разы и позволяет руководящему составу и сотрудникам фирмы направить свои силы на основную деятельность, не отвлекаясь на решение организационных вопросов.

Автоматизация управления документооборотом от Docsvision

Автоматизация управления документооборотом на базе СЭД Docsvision — это выгодное решение для крупных и средних компаний коммерческого сектора, а также государственных организаций. Среди наиболее популярных областей документооборота на платформе Docsvision возможна автоматизация таких областей как:

  • делопроизводство;
  • электронный архив;
  • договорная работа;
  • оперативное управление;
  • различные специализированные и отраслевые решения.

Дружественный интерфейс позволяет быстро изучить особенности нового продукта и незамедлительно начать работу с ним. По истечении короткого времени привычное движение документов полностью перейдет в современный электронный формат.

Управление документооборотом при помощи правильно установленной и отлаженной СЭД позволит предприятию значительно повысить эффективность деятельности и выйти на новый бизнес-уровень.  

Подробнее о возможностях СЭД Docsvision для автоматизации управления документооборотом →

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

 
 

Заказать звонок

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса

Заполняя настоящую форму, Вы подтверждаете свое полное согласие на обработку Ваших персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных". Обработка персональных данных ООО «ДоксВижн» осуществляется в соответствии Политикой ООО «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных, в которой также содержатся сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных.

// для сокрытия лишних сообщений от твитера, 2017-06-21