Весь сайт
Весь сайт
Демо-центр

Архивное хранение документов и корпоративные электронные архивы

Ведение архива документов в соответствии с законодательством является обязательным требованием для каждой организации – как государственной, так и коммерческой, как для крупных холдингов, так и для малого бизнеса.

И прежде чем организовывать архивное хранение документов, нужно тщательно продумать систему их хранения, обеспечить их сохранность, разработать удобную систему поиска. В результате она должна соответствовать законодательству, но при этом еще и быть удобной именно для вашей организации. Бессистемное хранение документов может иметь самые плачевные последствия. К примеру, документы, касающиеся кадрового состава организации, всегда должны передаваться в Архивный фонд РФ. Потеря таких данных из-за небрежного архивного хранения документов чревата неприятностями как для самой организации, так и для ее работников.

Нормативное регулирование архивного хранения документов

Порядок процедур и сроки хранения документации строго регламентируются национальным законодательством. Российские субъекты хозяйствования руководствуются Законами (в частности, «Об архивном деле» №125-ФЗ от 22.10.2004 года, «Об электронной подписи» №63-ФЗ от 06.04.2011), оговаривающими фундаментальные положения и процедуры, а также текущими правилами Росархива, приказами и распоряжениями Министерства Финансов РФ.

Например, по времени хранения все документы делят на две части: временное — до 10 лет и более 10 лет, постоянное — 75 лет.  Чтобы организовать архивное хранение документов из второй группы, необходимо пользоваться услугами официальных учреждений. Это государственные архивы, к которым организации-фондообразователи «прикреплены» в качестве источников комплектования.

Систему временного архивного хранения необходимо создавать на самом предприятии.  Внутрифирменные документы тоже, в соответствии с законодательством, делят по срокам содержания в компании:

  • до 5 лет: первичные регистры, книги, счета-фактуры, квартальная отчетность, договоры, путевые листы, документация о выданных зарплатах, недостачах, дебиторской задолженности, амортизационных отчислениях и так далее;
  • до 10 лет: годовая бухгалтерская/статистическая отчетность, налоговые декларации, книги по технике безопасности.

Возможно ли хранение архивов в электронном виде

Традиционное хранение в физическом, бумажном виде уже не отвечает потребностям современных предприятий. Для него нужно выделять помещения — а при аренде площадей это может быть слишком дорого. К тому же большинство документов в компаниях создаются в электронной форме и для передачи в архив их необходимо распечатать, заверить. Избавить себя от неудобств и обеспечить правильно организованное хранение возможно при помощи электронных инструментов.

Архивное хранение документов в электронных базах организуется согласно существующим нормам и стандартам. Регламентирует его порядок ГОСТ Р 7.0.8-2013 (на базе ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 и ранее действовавшего ГОСТ Р 51141-98), в котором закреплены базовая терминология и требования к подобным системам. Электронные регистры должны обеспечивать:

  • читабельность каждого документа на протяжении всего срока хранения — необходимо предусмотреть возможное устаревание ПО в перспективе и подобрать наиболее «безопасный» с этой точки зрения формат;
  • минимизацию рисков устаревания носителей и потери из-за этого доступа к документам — информацию нужно регулярно перезаписывать, учитывая появление новых видов техники и отказ от ранее используемых (например, CD-дисков или 3,5-дюймовых дискет);
  • наличие идентифицирующих документацию атрибутов, методик сортировки —архивное хранение документов должно быть организовано так, чтобы пользователь мог быстро найти нужный файл, папку, не открывая все подряд;
  • присутствие логических взаимосвязей между документами — договорами и приложениями, к примеру;
  • возможность для компании разработать собственную, уникальную и подходящую ей среду с учетом внутренних нормативных актов, правил, способов организации документооборота.

Система электронного документооборота Docsvision учитывает все требования законодательных и регулирующих органов и существующие бизнес-практики на предприятиях различного размера и различных отраслей. На базе платформы Docsvision можно автоматизировать архивное хранение документов в соответствии с требованиями законодательства и регулятивных органов с одной стороны, и уникальными особенностями организации, с другой стороны. Решения для электронного архива на базе Docsvision обеспечивают надежность, конфиденциальность данных, удобство, прозрачность и простоту использования для работников предприятия-заказчика. Подробнее об организации электронного архива на платформе СЭД Docsvision>>

Из реального в виртуальное или в ногу со временем!

Рассмотрим возможности и преимущества электронных архивов.  Хранение в электронном архиве является самым логичным способом хранения документов в 21 веке. Причем речь идет не просто о хранении отсканированных копий на электронных носителях, а о создании целой системы хранения документов с помощью систем электронного документооборота, таких как Docsvision.

Сделать электронный архив удобным для поиска и работы гораздо легче, чем обеспечить удобство работы с бумажным архивом. Организация архивного хранения документов в электронном виде более оптимальна, чем складирование папок с бумагами в шкафу. Во-первых, занимает меньше места, а во-вторых, способствует более быстрому поиску необходимых данных из-за более точного упорядочения информации.  Кроме того, документы в электронном архиве легче сохранять — в большинстве случаев для работы не нужен оригинал документа, вполне достаточно его электронной копии.

Как перевести бумажный архив в электронный

Несмотря на все видимые невооружённым взглядом удобства от использования СЭД для архивного хранения документов, многие компании не стремятся к внедрению нововведений. Это связано с тем, что за годы существования у фирмы накапливается большой объём документов и руководство видит трудность в организации архивного хранения документов с «белого листа».

Создавая свой электронный архив с помощью СЭД, совсем не обязательно начинать его «с нуля», переводя в электронный архив только те документы, которые были созданы в системе. Накопившийся бумажный архив может быть легко переведен в электронный вид, тем более что для этого на данный момент существует множество технологий. Потоковое сканирование документов обеспечит автоматизированное сканирование целой пачки бумаг — например, разброшюрованного отчета. Далее система обеспечит распознавание текста и его перевод в машиночитаемый вид. Имеются и такие модели сканеров, которые позволяют работать с неразброшюрованными документами.

На что обращать внимание при выборе системы для создания и организации корпоративного электронного архива

При выборе СЭД для создания организации корпоративного электронного архива важно обратить внимание на возможности организации архивного хранения документов таким образом, чтобы, во-первых, обеспечивалась безопасность и сохранность документов, во-вторых, удобный доступ к электронным копиям документов, включающий быстрый поиск.

  • Безопасность и сохранность документов в СЭД должна обеспечиваться за счет четкого распределения ролей пользователей и настройки доступа к документам той или иной группы пользователей. Кроме того, если документ понадобится кому-то для работы, то в истории документа должно быть зафиксировано, когда и кто пользовался документом, а также отслеживаться изменения в версиях.
  • Быстрый поиск документов с помощью СЭД может осуществляться по параметрам документа. У каждого документа, который был зарегистрирован в СЭД, существует набор определенных реквизитов: номер документа, автор, дата создания и др. Система может использовать эти и другие данные для поиска нужных документов. Атрибуты конкретного договора также могут быть использованы для поиска данных при архивном хранении документов: название контрагента, сумма сделки и т.д. Существуют и более сложные параметры поиска, которые могут быть настроены в ходе работы. Такое построение системы не только сохраняет данные от ненужных глаз, но облегчает задачу поиска необходимой информации.
  • Быстрому созданию и поддержанию электронных архивов в актуальном состоянии способствует наличие интеграции с современными сканерами документов.
  • Для экономии временных затрат сотрудников на поиск документов полезно, если система электронного документооборота поддерживает не только хранение отсканированных копий, но и эффективно распознает тексты и распределяет их по полям системы.
  • Конфиденциальность документов обеспечивается наличием в системе возможности шифрования и поддержки электронной цифровой подписи.

Таким образом, правильно выбранное решение для электронного архивного хранения документов ускоряет и усовершенствует все бизнес-процессы на предприятии, связанные с делопроизводством.

Docsvision — полномасштабное электронное архивирование и отраслевые решения

Архивное хранение документов на базе Docsvision — это возможность создать современную корпоративную систему, в которой организовано четкое разграничение прав доступа, есть удобный пользовательский инструментарий и адаптированный к потребностям пользователя интерфейс. Использование отлаженной, комплексной системы для компании-заказчика — залог грамотного решения широкого спектра задач и упрощения каждодневных рутинных процедур. При помощи СЭД Docsvision можно сэкономить и время, и средства, а также получить доступ ко многим удобным опциям:

Для особых отраслевых задач партнерами компании «ДоксВижн» разработаны специализированные решения:

Подробнее о решениях узнайте у наших экспертов

Решения от Docsvision помогают компаниям повысить эффективность каждодневной деятельности, увеличить отдачу от нее. Они окупаются за короткий срок, так как влияют на финансовый результат и напрямую, и опосредованно. Все продукты отвечают требованиям международных стандартов (ISO 9001, CMMI 3), интуитивно понятны и просты в использовании и легко масштабируются.

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

 
 

Заказать звонок

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса

Заполняя настоящую форму, Вы подтверждаете свое полное согласие на обработку Ваших персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных". Обработка персональных данных ООО «ДоксВижн» осуществляется в соответствии Политикой ООО «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных, в которой также содержатся сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных.

// для сокрытия лишних сообщений от твитера, 2017-06-21