Весь сайт
Весь сайт
Демо-центр

Архивное хранение документов

Архив документов в соответствии с законодательством создается в каждой организации. И прежде чем организовывать архивное хранение документов, нужно тщательно продумать систему их хранения, обеспечить их сохранность, разработать удобную систему поиска. Ваша система в результате должна соответствовать законодательству, но при этом еще и быть удобной именно для вашей организации. Бессистемное хранение документов, может иметь самые плачевные последствия. К примеру, документы, касающиеся кадрового состава организации всегда должны передаваться в Архивный фонд РФ. Потеря таких данных из-за небрежного архивного хранения документов чревата неприятностями, как для самой организации, так и для ее работников.

Из реального в виртуальное или в ногу со временем!

Самым логичным способом хранения документов в 21 веке является хранение в электронном архиве. Причем речь идет не просто о хранении на электронных носителях, а о создании целой системы хранения документов с помощью систем электронного документооборота, таких как Docsvision, которые имеют ряд преимуществ по сравнению с другими методами. Сделать электронный архив удобным гораздо легче, чем обеспечить удобство работы с бумажным архивом. Кроме того, документы в бумажном архиве легче будет сохранять — в большинстве случаев для работы не нужен оригинал документа, вполне достаточно его электронной копии.

Организация архивного хранения документов в электронном виде более оптимально, чем складирование папок с бумагами в шкафу. Во-первых, занимает меньше места по габаритам, а во-вторых, способствует более быстрому поиску необходимых данных из-за более точного упорядочения информации. Не смотря на все видимые невооружённым взглядом удобства от использования СЭД для архивного хранения документов, многие компании не стремятся к внедрению нововведений. Это связано с тем, что за годы существования у фирмы накапливается большой объём документов и руководство видит трудность в организации архивного хранения документов с «белого листа».

Создавая свой электронный архив с помощью СЭД, совсем не обязательно начинать его «с нуля», переводя в электронный архив только те документы, которые были созданы в системе. Накопившийся бумажный архив может быть легко переведен в электронный вид, тем более что для этого на данный момент существует множество технологий. Потоковое сканирование документов обеспечит автоматизированное сканирование целой пачки бумаг — например, разброшюрованного отчета. Далее система обеспечит распознавание текста и его перевод в машиночитаемый вид. Имеются и такие модели сканеров, которые позволяют работать с неразброшюрованными документами.

Docsvision отвечает за сохранность документов!

Важно, чтобы архивное хранение документов было организовано таким образом, чтобы, во-первых, обеспечивало безопасность и сохранность документов, во-вторых, удобный доступ к электронным копиям документов, включающий быстрый поиск.

Безопасность и сохранность документов в СЭД обеспечивается за счет четкого распределения ролей пользователей и настройки доступа к документам той или иной группы пользователей. Кроме того, если документ понадобится кому-то для работы, то в истории документа будет зафиксировано, когда и кто пользовался документом.

Поиск документов с помощью СЭД может осуществляться по параметрам документа. У каждого документа, который был зарегистрирован в СЭД, существует набор определенных реквизитов: номер документа, автор, дата создания и др. Система может использовать эти и другие данные для поиска нужных документов. Атрибуты конкретного договора также могут быть использованы для поиска данных при архивном хранении документов: название контрагента, сумма сделки и т.д. Существуют и более сложные параметры поиска, которые могут быть настроены в ходе работы. Docsvision не только сохраняет данные от ненужных глаз, но облегчает задачу поиска необходимой информации. Таким образом, введение электронного архивного хранения документов ускоряет и усовершенствует все бизнес-процессы на предприятии, связанные с делопроизводством.

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса
 
 
  • Windows-клиент СЭД Docsvision

    Windows-клиент

    Скачайте приложение Docsvision и получите доступ ко всем функциям системы
  • Web-клиент СЭД Docsvision

    Web-клиент

    Доступ к основным функциям Docsvision из любого браузера и операционной системы.
  • Менеджер задач

    Менеджер задач

    Управляйте своими оперативными задачами и проектами на любом устройстве в web-интерфейсе
  • Топ-менеджер

    Топ-менеджер

    Мобильное приложение Docsvision для руководителя компании на iPad и iPhone

Заказать звонок

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса