Весь сайт
Весь сайт
Демо-центр

AIIM15 — 23 вещи, которые я хотел бы знать, начиная свой первый проект внедрения ECM

Сергей Курьянов

Сергей Курьянов,
Директор по стартегическому маркетингу «ДоксВижн».

24.02.2015

Накануне ежегодной конференции AIIM, президент этой ассоциации и один из авторитетнейших экспертов в области ECM Джон Манчини (John Mancini) разослал членам ассоциации письмо с результатами интересного опроса. Вот, что пишет Джон (перевод мой):

Недавно я опросил группу экспертов, собирающихся участвовать в AIIM15 о наиболее болезненных аспектах их первого внедрения ECM-решения — «оценивая свое первое внедрение, незнание каких факторов вызвало у вас наибольшие проблемы?». Ответы экспертов выявили множество проблем, которые мы планируем обсудить на конференции.

Вот список ответов, некоторые из них я позволил себе прокомментировать. Важное замечание: я оставил использованный в оригинале термин «вендор» без перевода, потому что считаю, что в данном случае этим термином обозначается сразу пара «разработчик + внедренец».

1. Очень важно потратить больше времени на планирование целей и результатов проекта до того, как выбирать вендора платформы.

2. Следует тратить больше времени на обдумывание наилучшей конфигурации проекта первой очереди внедрения — не слишком трудного, но и не тривиального.

3. Необходимо тратить больше времени на «пресэйл» проекта высшему менеджменту — так, чтобы они могли помочь нам в проведении изменений в компании.

СК: Это действительно очень важно. Пользователям надо «продать» решение как удобный инструмент, а менеджменту — проект как достижение бизнес-целей. Очень часто на практике происходит продажа технологии ИТ-департаменту, а отошедшие на второй план топ-менеджеры и пользователи оказываются разочарованы результатами.

4. Документирование бизнес-процессов — главный приоритет для экономической оценки любого внедрения — и чем шире границы внедрения, тем больше будет полученный эффект.

СК: Надо соблюсти баланс между желанием расширить границы проекта для достижения большего эффекта и риском заложить слишком много требований. Ниже про это тоже написано.

5. Надо было сузить границы нашего первого проекта.

6. Хотелось бы обезболивающего, потому что тогда я бы не стал заниматься ECM-проектом. Если серьезно, мне надо было понимать, что справочники будут изменяться прямо в ту секунду, когда вы их создали.

СК: Из этого можно сделать сразу два вывода. Во-первых, не надо создавать слишком много справочников, т.е. первая очередь внедрения должна быть достаточно простой. А, во-вторых, работа со справочниками, в том числе, их переформатирование — это один из важнейших бизнес-процессов любого крупного внедрения.

7. Нам следовало лучше понимать участие ИТ- и бизнес-менеджмента, поскольку на самом деле ИТ больше выступает в роли вендора инфраструктуры (внешнего или внутреннего), а бизнес определяет приоритеты и стратегию управления проектом.

8. В первую очередь, все вовлеченные в проект должны четко знать, что такое ECM как технология, стадии и этапы проекта, выгоды, которые он принесет и, главное, изменения, которые влечет за собой внедрение.

9. Нам надо было фокусироваться на пользователе (как по части обучения, так и по части удобного интерфейса), а не просто развертывать в сети слишком сложные инструменты без разделения на отдельные задачи. Своим решением мы породили для пользователя проблемы освоения инструментов, очень сильно затруднившие переход к его использованию.

10. Если вы замещаете старую систему, учтите, что качество информации в ней, как правило, низкое. Импортируя плохую информацию, вы получите плохую информацию в новом решении. А если информация в системе будет плохой, это не даст бизнес-пользователям необходимой поддержки, даже если платформа у вас замечательная.

СК: Это очень важное замечание. Часто при миграции с унаследованной системы на новую заказчик требует «чтобы все перенесли», забывая, что он потому и меняет систему, что старая его уже не удовлетворяет. Гораздо правильнее фокусироваться на новых бизнес-целях, чем на старых. Тем более, что неизвестно, достигло ли старое решение поставленных перед ним целей.

11. Если у вас нет собственной экспертизы в ECM, и вы не можете нанять внешнего эксперта (или кого-то, имеющего опыт внедрения ECM), вам следует нанять независимого консультанта, не связанного с каким-либо вендором, чтобы он помог вам разработать стратегию и план проекта.

12. Для начала надо четко определить ваши бизнес-цели и критерии их достижения — почему компании необходима ECM, и что вы пытаетесь достичь с ее помощью. Только после этого можно выбирать вендора. Ваши общие бизнес-требования, системы, с которыми надо будет интегрироваться, и ожидаемые результаты помогут создать черновик технических требований и определить, какую функциональность вы хотите видеть у вендора.

СК: К сожалению, очень часто заказчик выбирает «лучшую СЭД» как сферического коня в вакууме, и делает это ИТ, не углубляясь в бизнес-цели. А потом оказывается, что нужен был не конь, а слон или вообще жираф J

13. Не всю информацию надо переносить в новую систему.

СК: Очень кратко, но очень правильно. См. выше.

14. Если бы я снова начинал первый проект, я бы сначала организовал визит в компанию, уже использующую ECM, и поговорил там с людьми. Это помогло бы понять, какие могут быть получены выгоды, и как будут изменяться текущие операции — и в лучшую, и в худшую стороны. Это помогло бы моей команде встретиться с реальными пользователями и получать ответы от них, а не от вендоров.

СК: Тут есть важный нюанс. Заказчик часто просит организовать референс-визит. Но, как правило, делает это чтобы убедиться в том, что вендор его не обманывает обещаниями. А надо делать это до общения с вендором и не для проверки обещаний, а для формулировки целей и границ проекта.

15. Важность интеграции с электронной почтой! Ранние ECM-проекты фокусировались на «документах» и рассматривали email как возможное будущее развитие, однако наши заказчики используют email и как хранилище информации, и как средство управления рабочими процессами. И это должно учитываться в первоначальном плане проекта.

16. Не думайте, что ваши пользователи знают, как использовать технические инструменты, которые вы им даете. Я был поражен недостаточными базовыми навыками использования имеющихся технологий для целей бизнеса.

17. Начиная внедрение, следует понимать, что с ним связано очень многое, чему должен научиться каждый пользователь. Рассмотрите возможность приобретения дополнительного обучения для них.

18. Необходимо планировать регулярные встречи между вендором и заказчиком после завершения внедрения. Множество обращений в сервис и разочарований пользователей могут быть урегулированы этим путем.

19. Избегайте чисто технических обсуждений. Мы внедряем политики, инструменты и технологии для оптимизации бизнеса, безопасности и управления рисками — мы поставляем решение для бизнеса, а не для ИТ-департамента.

СК: Очень важная мысль. Часто этапность проекта определяется технологиями — например, сначала сделаем канцелярию, а потом будем интегрироваться с 1С. Хотя по бизнес-целям, может быть, надо делать ровно наоборот. И окупаемость проекта была бы выше, и заказчик получил бы то, что хочет, гораздо раньше.

20. Для того чтобы убедиться, что решение используется так, как было запланировано, вендор должен встречаться с пользователями через месяц, квартал и полгода после завершения внедрения.

21. Назначайте встречи с пользователями дважды в месяц — это возможность поднять вопросы и получить идеи по мере того, как пользователи входят в работу с системой. Это может привести к дополнительному обучению и новым проектам.

СК: Хороший совет. Заказчик увеличивает качество решения и ROI, а вендор получает перспективы развития проекта.

22. Сначала внедряйте, потом оптимизируйте. Не стремитесь разработать технические требования объемом 200 страниц. Составьте простой короткий список, реализуйте его на практике, а уж потом оптимизируйте.

СК: Замечательный совет, но, сужая проект, не сделайте его тривиальным и мало результативным.

23. Фокусируйтесь на правильной стратегии, а не на технологии.

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса

Пожалуйста, заполните простую форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса
 
 
  • Windows-клиент СЭД Docsvision

    Windows-клиент

    Скачайте приложение Docsvision и получите доступ ко всем функциям системы
  • Web-клиент СЭД Docsvision

    Web-клиент

    Доступ к основным функциям Docsvision из любого браузера и операционной системы.
  • Менеджер задач

    Менеджер задач

    Управляйте своими оперативными задачами и проектами на любом устройстве в web-интерфейсе
  • Топ-менеджер

    Топ-менеджер

    Мобильное приложение Docsvision для руководителя компании на iPad и iPhone

Заказать звонок

  • Проведем презентацию
    в удобное для Вас время
  • Ответим на все
    интересующие Вас вопросы
  • Предложим решение с учетом
    специфики Вашего бизнеса